Lieferantenaudit und Vorabnahme vor Verschiffung

Bei einer aus der Ferne gekauften Maschine kommt die teure Überraschung nicht im Hafen, sondern beim Öffnen der Kisten auf der Baustelle. Lieferantenaudit und Vorabnahme vor Verschiffung verlegen diese Überraschung mitten in die Fertigung, solange Korrekturen noch möglich sind. Beide Vorgänge werden regelmäßig verwechselt, beantworten aber unterschiedliche Fragen: der eine, wie der Hersteller arbeitet, der andere, was tatsächlich in die Kiste kommt.

Das Audit prüft das System, die Abnahme das Produkt

Ein Werksaudit ist ein Audit der zweiten Seite: Der Käufer prüft die Prozesse des Lieferanten am eigenen Vertrag. Der Umfang reicht vom Fertigungsablauf über die Kalibrierung der Messmittel, die Werkstoffrückverfolgbarkeit und den Einsatz von Unterlieferanten bis zur Aussonderung fehlerhafter Erzeugnisse und zur Aufzeichnung von Korrekturmaßnahmen. Die Abnahme dagegen misst festgelegte Merkmale an einem konkreten Erzeugnis. Ein gutes Audit ersetzt keine Abnahme, und eine saubere Abnahme macht das Audit beim nächsten Auftrag nicht überflüssig.

Worauf beim Werksbesuch wirklich zu achten ist

Ausgestellte Fertigmaschinen sagen wenig. Aussagekräftig sind die Zwischenbereiche. Beim Blechzuschnitt und beim Rahmenschweißen sieht man die Schweißfolge und die Maßnahmen gegen Verzug. Im Strahl- und Lackierbereich zeigt sich, wie die Oberfläche vorbereitet und unter welchen Bedingungen beschichtet wird. In der Montage bleibt eine Frage entscheidend: Woher stammt jedes Bauteil und ist das dokumentiert? Ohne Rückverfolgbarkeit lässt sich ein Jahr später nicht mehr sagen, aus welchem Stahl eine gebrochene Welle gefertigt wurde.

Wie der Fertigungsablauf bei General Makina aufgebaut ist, beschreibt die Seite wie wir arbeiten; eine solche Ablaufbeschreibung vor dem Besuch zu lesen, schärft die Fragen.

Zwei messbare Positionen: Naht und Beschichtung

Schweißnähte werden bei ausreichender Beleuchtung und Zugänglichkeit sichtgeprüft, während die zulässigen Unregelmäßigkeiten von der vertraglich benannten Bewertungsgruppe abhängen. Diese Skala kennt drei Stufen, und welche gilt, bestimmt der Besteller und nicht die Norm. Schweigt das Lastenheft dazu, ist der Streit während der Abnahme vorprogrammiert.

Beim Anstrich lautet die Messgröße Trockenschichtdicke. Auf rauen Flächen wie gestrahltem Stahl verfälschen Spitzen und Täler einzelne Messwerte, weshalb Probenahme und Auswertung gesondert geregelt sind. Zu fordern ist deshalb kein Einzelwert, sondern die Liste der Messstellen samt Kalibriernachweis des Messgeräts.

Die Gewohnheit, Typenschilder zu lesen

Ob die im Angebot genannten Fabrikate tatsächlich verbaut sind, klärt allein das Typenschild. Seriennummern von Hauptmotoren, Getrieben und Großlagern werden fotografiert und mit den Bestellunterlagen abgeglichen. Das ist kein Misstrauen, sondern ein üblicher Abnahmeschritt, der im Schadensfall die Gewährleistung beschleunigt.

Der Leerlauf

Die wertvollste Prüfung vor dem Versand ist der lastfreie Lauf im Werk. Was aufzuzeichnen ist, steht fest: Drehrichtung, auffällige Geräusche, Verlauf der Lagertemperaturen, Stromaufnahme und Schwingungsverhalten. Ein Kapazitätsnachweis mit echtem Material wird dadurch nicht ersetzt, aber die Mehrzahl der Montagefehler wird sichtbar, bevor die Maschine reist.

Vorabnahme: Prüfpunkt, Verfahren und Nachweis

Prüfpunkt	Verfahren / Bezug	Geforderter Nachweis	Annahmekriterium
Tragende Schweißnähte	Sichtprüfung nach ISO 17637 mit ausreichender Beleuchtung und Zugänglichkeit	Prüfbericht und Schweißerqualifikationen	Einhaltung der im Vertrag benannten Bewertungsgruppe nach ISO 5817
Beschichtungsdicke	Trockenschichtdicke nach ISO 2808, auf rauen Flächen nach ISO 19840	Liste der Messstellen und Kalibriernachweis des Geräts	Vorgegebenes System und Sollschichtdicke erreicht
Zukaufteile	Abgleich von Typenschild und Seriennummer	Fotografierte Seriennummern von Motoren, Getrieben und Großlagern	Identisch mit Fabrikat und Typ aus dem Angebot
Leerlauf	Lastfreier Lauf über vereinbarte Dauer	Schwingungs-, Temperatur- und Stromaufzeichnung sowie Video	Keine auffälligen Geräusche, Werte innerhalb der Vertragsgrenzen
Hydraulik und Schmierung	Dichtheitskontrolle und Druckablesung	Inbetriebnahmeprotokoll	Keine Leckagen, Drücke auf Auslegungswert
Ersatzteillose	Stichprobenprüfung nach ISO 2859-1	Losgröße, Stichprobenumfang und Annahmezahl	Innerhalb der gewählten annehmbaren Qualitätsgrenzlage

Der Bericht: Fotos, Messwerte, Unterschrift

Ein Abnahmebericht ist kein Reiseeindruck. Zu jeder Position gehören Messwert, Name des Prüfenden, Datum und Foto. Abweichungen kommen in eine eigene Liste, jede mit Korrekturmaßnahme, Verantwortlichem und Termin. Ob der Versand vom Schließen dieser Liste abhängt, muss vorab im Vertrag stehen, denn nach der Abnahme ist die Verhandlungsposition des Käufers am schwächsten.

Lieferantenaudit und Vorabnahme vor Verschiffung terminlich koppeln

Prüfungen an Meilensteine zu binden wirkt besser als ein einziger Besuch vor dem Versand. Eine Zwischenkontrolle nach dem Rahmenschweißen, eine zweite bei der Oberflächenvorbereitung vor dem Lackieren und die Endabnahme bei fertiger Montage fangen Fehler ab, solange sie noch günstig sind. Ein nach dem Lackieren entdeckter Nahtfehler bedeutet, Naht und Beschichtung neu auszuführen.

Häufige Fragen

Was tun, wenn eine Anreise nicht möglich ist?

Die Abnahme lässt sich an eine unabhängige Stelle vergeben. Dann müssen Prüfliste, Messverfahren und Annahmekriterien vom Käufer formuliert werden, sonst kommt ein allgemein gehaltener Beobachtungsbericht zurück.

Werden Ersatzteillose Stück für Stück geprüft?

Nein. Lose aus vielen gleichen Teilen werden per Stichprobe geprüft; Stichprobenumfang und Annahmezahl ergeben sich aus der Losgröße.

Muss der Versand bei einer Abweichung gestoppt werden?

Das hängt davon ab, ob der Mangel vor Ort behebbar ist. Naht- und Beschichtungsmängel werden im Werk behoben, weil die Reparatur auf der Baustelle teuer und meist unvollständig bleibt.

Audit und Abnahme sind der körperliche Nachweis der bei der Angebotsphase formulierten Kriterien; weitere Beiträge unter Einkauf und Beschaffung behandeln Lastenheft und Vertrag.