Unsere Unternehmensrichtlinie zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Diese Richtlinie erläutert, nach welchen Grundsätzen und Rechtsgründen unser Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, welche Datenkategorien und Personengruppen erfasst sind, an wen Daten übermittelt werden, wie lange sie gespeichert und wie sie vernichtet werden und wie die Rechte nach dem Gesetz Nr. 6698 ausgeübt werden.

Diese Richtlinie gliedert sich in neun Teile: allgemeine Bestimmungen und Begriffe; Maßnahmen zum Schutz der Daten; Grundsätze und Voraussetzungen von Verarbeitung und Übermittlung; Datenkategorien und Personengruppen; Erhebungsweise und Rechtsgründe; Verarbeitungszwecke; Übermittlungszwecke und Empfänger; Vernichtung und Speicherfristen; schließlich die Information der betroffenen Person und ihre Rechte. Über die jeweilige Abschnittsüberschrift gelangen Sie direkt zum gesuchten Thema.

Allgemeine Bestimmungen

1.1 Einleitung

Beim Schutz und bei der Verarbeitung personenbezogener Daten räumt unser Unternehmen mit der Firma General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (kurz „Unternehmen“) den Grundrechten und Grundfreiheiten der Menschen – und an erster Stelle dem durch Artikel 20 der Verfassung garantierten Schutz der Privatsphäre – höchste Priorität ein. Im Rahmen des Gesetzes Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten („Gesetz“ oder „KVK-Gesetz“) achtet das Unternehmen auf einen rechtmäßigen Schutz und eine rechtmäßige Verarbeitung der Daten und richtet seine gesamte Planung und Tätigkeit nach diesem Grundsatz aus.

Den Schutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten, auf denen die Privatsphäre beruht, betrachten wir nicht allein unter dem Blickwinkel der Rechtskonformität; Ausgangspunkt unseres Ansatzes ist der Wert, den wir dem Menschen beimessen. In diesem Verständnis trifft unser Unternehmen sämtliche administrativen und technischen Maßnahmen, die für einen rechtmäßigen Schutz und eine rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich sind.

1.2 Zweck der Richtlinie

Dieses Dokument, nachfolgend kurz „Richtlinie“, verfolgt im Einklang mit dem Zweck des Gesetzes zwei Ziele. Erstens sollen bei personenbezogenen Daten, die ganz oder teilweise automatisiert oder – sofern Teil eines Datenaufzeichnungssystems – nicht automatisiert verarbeitet werden, die Grundrechte und Grundfreiheiten der Menschen, allen voran die Privatsphäre nach Artikel 20 der Verfassung, so umfassend wie möglich geschützt werden. Zweitens sollen die betroffenen Personen über die Pflichten unseres Unternehmens sowie über die Verfahren und Grundsätze unterrichtet werden, die es nach dem Gesetz einhält.

Damit verbunden strebt die Richtlinie die vollständige Einhaltung der Rechtsvorschriften bei allen Datenschutz- und Verarbeitungstätigkeiten unseres Unternehmens sowie den Schutz des Rechts der betroffenen Personen auf Privatsphäre und Datensicherheit an.

1.3 Geltungsbereich der Richtlinie

Die Richtlinie wurde ausschließlich für natürliche Personen erstellt und gilt für folgende Gruppen: Personen, die sich um eine Stelle bewerben; Ausbilder; Dienstleister sowie deren Beschäftigte und Vertreter; Kunden und Kundenvertreter; Lieferanten und Lieferantenvertreter; Beschäftigte von Subunternehmern; Fahrer und Frachtführer; Gesellschafter und Vertreter des Unternehmens; als Referenz genannte oder als Notfallkontakt eines Beschäftigten angegebene Dritte; Besucher. Durch die Veröffentlichung der Richtlinie auf seiner Website informiert das Unternehmen diese betroffenen Personen über das Gesetz.

Juristische Personen fallen – gleich in welcher Eigenschaft – nicht in den Geltungsbereich der Richtlinie. Für die Beschäftigten unseres Unternehmens gilt die gesondert erstellte „Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten“.

Die Richtlinie gilt, wenn die Daten der oben genannten Personen von unserem Unternehmen ganz oder teilweise automatisiert oder – sofern Teil eines Datenaufzeichnungssystems – nicht automatisiert verarbeitet werden. Gilt eine Information nicht als „personenbezogenes Datum“ im nachstehend definierten Sinn oder erfolgt die Verarbeitung außerhalb dieser Wege, findet die Richtlinie keine Anwendung.

1.4 Begriffsbestimmungen

Wo die folgenden Begriffe in dieser Richtlinie verwendet werden, sind sie im Sinne der nachstehenden Tabelle zu verstehen. Die Definitionen entsprechen denen des Gesetzes und der von der Datenschutzbehörde erlassenen untergesetzlichen Vorschriften:

Ausdrückliche Einwilligung	Zustimmung, die sich auf einen bestimmten Sachverhalt bezieht, nach vorheriger Information erteilt wird und dem freien Willen der Person entspricht.
Öffentlichmachen	Eine Information für jedermann zugänglich machen. Artikel 5 des Gesetzes Nr. 6698 zählt von der betroffenen Person selbst öffentlich gemachte Daten zu den Ausnahmen von der Regel, dass vor einer Verarbeitung eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen ist.
Informationspflicht	Pflicht des Verantwortlichen, den Personen, deren Daten er verarbeitet, mitzuteilen, wer die Daten zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet und an wen sie zu welchem Zweck übermittelt werden können.
Zuständiger Nutzer	Personen, die innerhalb der Organisation des Verantwortlichen oder nach dessen Befugnis und Weisung personenbezogene Daten verarbeiten, mit Ausnahme der Person oder Stelle, die für die technische Speicherung, den Schutz und die Sicherung der Daten zuständig ist.
Vernichtung (Oberbegriff)	Gemeinsamer Begriff für Löschung, Vernichtung und Anonymisierung.
Verarbeitung personenbezogener Daten	Jeder Vorgang an personenbezogenen Daten, der ganz oder teilweise automatisiert oder – sofern Teil eines Datenaufzeichnungssystems – nicht automatisiert erfolgt, etwa Erheben, Erfassen, Speichern, Aufbewahren, Verändern, Neuordnen, Offenlegen, Übermitteln, Übernehmen, Zugänglichmachen, Klassifizieren oder Verhindern der Nutzung.
Datenschutzausschuss (KVK-Ausschuss)	Der Ausschuss zum Schutz personenbezogener Daten.
Betroffene Person / Dateninhaber	Jede natürliche Person, deren Daten (einschließlich besonderer Kategorien) verarbeitet werden und die zu einer der im Geltungsbereich der Richtlinie genannten Personengruppen gehört: Bewerber, Ausbilder, Dienstleister sowie deren Beschäftigte und Vertreter, Kunden und deren Vertreter, Lieferanten und deren Vertreter, Beschäftigte von Subunternehmern, Fahrer, Frachtführer, Gesellschafter, Vertreter des Unternehmens, Referenz- und Notfallkontakte sowie Besucher.
Personenbezogene Daten	Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
Behörde	Die Behörde zum Schutz personenbezogener Daten, bestehend aus dem Ausschuss und dem Präsidium.
Automatisierte Datenverarbeitung	Verarbeitung, die ohne menschliches Zutun von Geräten mit Prozessor (z. B. Computer, Telefon, Uhr) über ihre Software- oder Hardwarefunktionen im Rahmen vorab erstellter Algorithmen selbsttätig erfolgt.
Besondere Kategorie personenbezogener Daten	Daten über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, weltanschauliche Überzeugung, Religion, Konfession oder sonstige Überzeugungen, Kleidung, Mitgliedschaft in Verein, Stiftung oder Gewerkschaft, Gesundheit, Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen sowie biometrische und genetische Daten.
Register	Das Register der Verantwortlichen.
Unternehmen / unser Unternehmen	Der Verantwortliche, der diese Richtlinie veröffentlicht, also die General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi.
Auftragsverarbeiter	Natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen und im Rahmen der von ihm erhaltenen Befugnis verarbeitet.
Datenaufzeichnungssystem	Jedes Aufzeichnungssystem, in dem Daten nach vorab festgelegten Kriterien geordnet und verarbeitet werden.
Datenkategorie	Klasse, in der die personenbezogenen Daten einer oder mehrerer Gruppen betroffener Personen nach gemeinsamen Merkmalen zusammengefasst werden.
Gruppe betroffener Personen	Die Gesamtheit der betroffenen Personen, deren Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden.
Verantwortlicher	Natürliche oder juristische Person, die festlegt, zu welchen Zwecken und mit welchen Mitteln personenbezogene Daten verarbeitet werden, und die das Datenaufzeichnungssystem einrichtet und verwaltet.

1.5 Inkrafttreten

Die von unserem Unternehmen erstellte Richtlinie ist seit dem 25/11/2022 in Kraft. Damit sie für alle erreichbar ist, wird der Text auf unserer Website unter www.general-makina.com.tr veröffentlicht.

2. Schutz personenbezogener Daten

2.1 Sicherheit der Daten

Wie vom Gesetz verlangt, trifft unser Unternehmen sämtliche administrativen und technischen Maßnahmen, die ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleisten, um personenbezogene Daten sicher aufzubewahren und ihre rechtswidrige Verarbeitung sowie den rechtswidrigen Zugriff darauf zu verhindern. Diese Maßnahmen sind ausführlich in einer gesonderten Richtlinie beschrieben, die die Speicher- und Vernichtungsprozesse des Unternehmens regelt.

Um sicherzustellen, dass es im Einklang mit dem Gesetz und den übrigen einschlägigen Vorschriften handelt, hat unser Unternehmen ein „Managementsystem zum Schutz personenbezogener Daten“ eingeführt. Zusätzlich wurde im Unternehmen ein Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten gebildet, der diese Richtlinie und die damit verbundenen Richtlinien in die Praxis umsetzt.

2.2 Kontrolle

Zur Gewährleistung der Datensicherheit und der regelmäßigen und dauerhaften Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen führt unser Unternehmen die erforderlichen Kontrollen selbst durch oder lässt sie extern durchführen. Die Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen obliegt dem Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten. Werden bei Kontrollen Mängel festgestellt, werden die notwendigen Korrekturen unverzüglich vorgenommen.

2.3 Vertraulichkeit

Damit die zuständigen Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter die ihnen vorliegenden personenbezogenen Daten nicht entgegen dem Gesetz und der Richtlinie an Dritte weitergeben und nicht außerhalb des Verarbeitungszwecks nutzen, trifft unser Unternehmen im Verhältnis zu den technischen Möglichkeiten und Umsetzungskosten alle erforderlichen administrativen und technischen Maßnahmen. Entsprechend erhalten die Beschäftigten Informationen und Schulungen zum Gesetz und zur Richtlinie, und mit den betreffenden Beschäftigten werden im Rahmen des Einstellungsverfahrens Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet.

2.4 Unbefugte Offenlegung von Daten

Gelangen von unserem Unternehmen verarbeitete personenbezogene Daten auf rechtswidrigem Weg in die Hände Dritter, sorgt unser Unternehmen dafür, dass sowohl die betroffene Person als auch der Ausschuss innerhalb der vom KVK-Ausschuss festgelegten Fristen benachrichtigt werden. Hält der KVK-Ausschuss es für erforderlich, wird der Vorfall auf dessen Website oder auf eine andere vom Ausschuss als geeignet angesehene Weise bekannt gemacht.

2.5 Achtung der Rechte der Dateninhaber

Sämtliche gesetzlichen Rechte, die sich aus der Anwendung der Richtlinie und des Gesetzes ergeben, werden von unserem Unternehmen beachtet, und alle zu ihrem Schutz erforderlichen Maßnahmen werden getroffen. Anträge von betroffenen Personen werden nach dem in Abschnitt 9.3 beschriebenen Verfahren geprüft.

2.6 Schutz besonderer Datenkategorien

Die in Abschnitt 1.4 definierten besonderen Datenkategorien (etwa Rasse, ethnische Herkunft, Überzeugungen, Gesundheit, Sexualleben, Gewerkschaftszugehörigkeit, strafrechtliche Verurteilungen, biometrische und genetische Daten) unterliegen einem eigenen Schutzregime. Würden solche Daten Dritten bekannt, könnte die betroffene Person Schaden erleiden oder diskriminiert werden. In diesem Bewusstsein wendet unser Unternehmen die vom Ausschuss vorgeschriebenen angemessenen Maßnahmen zum Schutz solcher rechtmäßig verarbeiteter Daten mit größter Sorgfalt an. Zudem besteht eine systematische, klar geregelte, steuerbare und nachhaltige Richtlinie samt Verfahren, die allein der Sicherheit besonderer Datenkategorien gewidmet ist.

3. Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten

3.1 Allgemeine Grundsätze für Verarbeitung und Übermittlung

Unser Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten nach den im Gesetz und in dieser Richtlinie festgelegten Verfahren und Grundsätzen und hält sich dabei an die folgenden Prinzipien. Diese Prinzipien gelten gemeinsam in jeder Phase, von der Erhebung bis zur Vernichtung der Daten; die Einhaltung eines Prinzips bedeutet nicht, dass die anderen außer Acht gelassen werden dürfen.

3.1.1 Rechtmäßigkeit und Treu und Glauben

Personenbezogene Daten werden im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und dem Grundsatz von Treu und Glauben verarbeitet und innerhalb dieser Grenzen genutzt. Treu und Glauben verlangen, dass wir bei der Verfolgung unserer Ziele auch die Interessen der betroffenen Person und das, was sie vernünftigerweise erwarten darf, abwägen; wir handeln so, dass Ergebnisse vermieden werden, die die Person nicht vorhergesehen hat und auch nicht vorhersehen musste. Nach demselben Grundsatz wird die Verarbeitung für die betroffene Person transparent gehalten, und die Informations- und Hinweispflichten werden eingehalten.

3.1.2 Richtigkeit und erforderlichenfalls Aktualität

Unter Berücksichtigung der Grundrechte und berechtigten Interessen der betroffenen Personen wird darauf geachtet, dass die verarbeiteten Angaben richtig und aktuell sind. Dazu gehört, die Quelle der Daten zu kennen, ihre Richtigkeit zu bestätigen und zu prüfen, ob sie aktualisiert werden müssen. Im Rahmen der aktiven Sorgfaltspflicht werden stets Kanäle offengehalten, über die die Angaben der betroffenen Person richtig und aktuell gehalten werden können. Richtige und aktuelle Daten schützen sowohl die Interessen unseres Unternehmens als auch die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person.

3.1.3 Verarbeitung für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke

Der Zweck jeder Verarbeitung wird klar und genau benannt, und es wird sichergestellt, dass er legitim ist. Ein Zweck gilt als legitim, wenn die verarbeiteten Daten mit unserer Tätigkeit oder der von uns erbrachten Dienstleistung zusammenhängen und dafür erforderlich sind. Außerhalb der festgelegten Zwecke werden keine Daten verarbeitet; deshalb wird darauf geachtet, dass Verträge, Formulare und Informationstexte, die die Zwecke beschreiben, klar und bestimmt sind.

3.1.4 Zweckbindung, Begrenzung und Verhältnismäßigkeit

Die verarbeiteten Daten müssen geeignet sein, die festgelegten Zwecke zu erreichen; Daten ohne Bezug zum Zweck oder ohne Bedarf werden nicht verarbeitet. Unser Unternehmen erhebt oder verarbeitet keine Daten für Zwecke, die noch nicht bestehen und nur künftig erwartet werden. Sollen Daten für später entstehende Bedürfnisse verarbeitet werden, werden die Verarbeitungsvoraussetzungen des Gesetzes neu erfüllt, als würde die Verarbeitung erstmals beginnen. Die verarbeiteten Daten werden auf das zur Zweckerreichung Notwendige beschränkt, und nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz wird ein angemessenes Gleichgewicht zwischen der Verarbeitung und dem verfolgten Zweck hergestellt.

3.1.5 Speicherung für die gesetzlich vorgesehene oder zweckbedingt erforderliche Dauer

Sehen Rechtsvorschriften eine Frist für die Aufbewahrung von Daten vor, hält unser Unternehmen diese Frist ein; gibt es keine solche Frist, werden Daten nur so lange aufbewahrt, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Besteht kein triftiger Grund mehr, ein Datum länger aufzubewahren, wird es gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Die Einzelheiten der Speicher- und Vernichtungsschritte regelt die gesonderte Unternehmensrichtlinie zu diesem Thema.

3.2 Unter welchen Voraussetzungen werden Daten verarbeitet?

Grundsätzlich verarbeitet unser Unternehmen personenbezogene Daten nicht ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person. Eine Verarbeitung ohne ausdrückliche Einwilligung ist nur möglich, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

3.2.1 Die Verarbeitung ist gesetzlich ausdrücklich vorgesehen

In gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Fällen darf unser Unternehmen die personenbezogenen Daten der betroffenen Person ohne ausdrückliche Einwilligung verarbeiten.

3.2.2 Erforderlichkeit zum Schutz von Leben oder körperlicher Unversehrtheit einer einwilligungsunfähigen Person oder eines Dritten

Ist es erforderlich, das Leben oder die körperliche Unversehrtheit einer Person, die aus tatsächlichen Gründen keine Einwilligung erklären kann oder deren Einwilligung rechtlich unwirksam ist, oder einer anderen Person zu schützen, darf unser Unternehmen personenbezogene Daten ohne ausdrückliche Einwilligung verarbeiten.

3.2.3 Erforderlichkeit der Verarbeitung von Daten der Vertragsparteien in unmittelbarem Zusammenhang mit Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertragsparteien in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags erforderlich, darf unser Unternehmen die Daten der betroffenen Personen entsprechend dem gewöhnlichen Lauf der Dinge und beschränkt auf diesen Zweck ohne ausdrückliche Einwilligung verarbeiten.

3.2.4 Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht unseres Unternehmens

Soweit dies zur Erfüllung seiner rechtlichen Pflichten als Verantwortlicher erforderlich ist, darf unser Unternehmen die Daten der betroffenen Person ohne ausdrückliche Einwilligung verarbeiten.

3.2.5 Die Daten wurden von der betroffenen Person öffentlich gemacht

Bei Daten, die die betroffene Person selbst öffentlich gemacht, also auf irgendeine Weise mit der Öffentlichkeit geteilt hat, wird angenommen, dass das schutzwürdige rechtliche Interesse entfallen ist, weil die Daten für jedermann erkennbar geworden sind. Unser Unternehmen darf solche Daten beschränkt auf den Zweck ihrer Veröffentlichung verarbeiten.

3.2.6 Begründung, Ausübung oder Schutz eines Rechts

Ist die Datenverarbeitung zur Ausübung oder zum Schutz eines rechtlich legitimen Rechts erforderlich, darf unser Unternehmen die Daten der betroffenen Personen ohne ausdrückliche Einwilligung verarbeiten.

3.2.7 Erforderlichkeit für berechtigte Interessen, sofern Grundrechte und Grundfreiheiten nicht verletzt werden

Sofern die durch Gesetz und Richtlinie geschützten Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht verletzt werden, dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn dies für berechtigte Interessen unseres Unternehmens erforderlich ist. Dabei achtet unser Unternehmen darauf, dass die Grundprinzipien des Datenschutzes eingehalten werden und das Interessengleichgewicht zwischen ihm und den betroffenen Personen gewahrt bleibt. Ein berechtigtes Interesse ist ein rechtmäßiges, bestimmtes und gegenwärtig bestehendes Interesse, das gewichtig genug ist, um gegen die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person abgewogen zu werden. Zum Schutz der Rechte der betroffenen Person werden zusätzliche Schutzvorkehrungen angewandt, und das Interesse des Unternehmens sowie die Grundrechte und Grundfreiheiten der Person werden in einem angemessenen Gleichgewicht gehalten.

3.3 Voraussetzungen für die Verarbeitung besonderer Datenkategorien

Auch besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet. Eine Verarbeitung ohne ausdrückliche Einwilligung ist nur möglich, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

3.3.1 Gesetzlich ausdrücklich vorgesehen

In gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Fällen ist für besondere Datenkategorien mit Ausnahme von Gesundheit und Sexualleben keine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

3.3.2 Schutz der öffentlichen Gesundheit, Präventivmedizin, medizinische Diagnose, Behandlung und Pflege sowie Planung und Verwaltung von Gesundheitsdiensten und deren Finanzierung

Daten über Gesundheit und Sexualleben dürfen nur von zur Verschwiegenheit verpflichteten Personen oder von befugten Einrichtungen und Stellen und nur zu folgenden Zwecken verarbeitet werden: Schutz der öffentlichen Gesundheit, Präventivmedizin, Stellung von Diagnosen, Behandlung und Pflege sowie Planung und Verwaltung von Gesundheitsdiensten und deren Finanzierung.

3.4 Übermittlung von Daten an Dritte

Unter der Voraussetzung, dass die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, und gemäß Artikel 8 des Gesetzes darf unser Unternehmen personenbezogene Daten auf Grundlage und in den Grenzen einer oder mehrerer der folgenden Verarbeitungsvoraussetzungen an Dritte übermitteln:

die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt,
es besteht eine ausdrückliche gesetzliche Regelung zur Übermittlung der Daten,
die Übermittlung ist für Leben oder körperliche Unversehrtheit der betroffenen Person, die aus tatsächlichen Gründen nicht einwilligen kann oder deren Einwilligung rechtlich unwirksam ist, oder einer anderen Person erforderlich,
die Übermittlung von Daten der Vertragsparteien ist in unmittelbarem Zusammenhang mit Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags erforderlich,
die Übermittlung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht unseres Unternehmens erforderlich,
die Daten wurden von ihrem Inhaber der Öffentlichkeit zugänglich gemacht,
die Übermittlung ist zur Begründung, Ausübung oder zum Schutz eines Rechts erforderlich,
die Übermittlung ist für das berechtigte Interesse des Unternehmens erforderlich, ohne die Grundrechte und Grundfreiheiten der Person zu verletzen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen dagegen nur bei angemessenen Schutzmaßnahmen und nur auf Grundlage und in den Grenzen einer der folgenden Voraussetzungen übermittelt werden:

die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt,
bei besonderen Kategorien außer Gesundheit und Sexualleben besteht eine ausdrückliche gesetzliche Regelung zur Übermittlung dieser Daten,
bei Daten über Gesundheit und Sexualleben erfolgt die Übermittlung durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen oder durch befugte Einrichtungen und Stellen zu den in Abschnitt 3.3.2 genannten gesundheitsbezogenen Zwecken.

3.4.1 Voraussetzungen für die Übermittlung ins Ausland

Unter Ergreifung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und gemäß Artikel 9 des Gesetzes darf unser Unternehmen Daten an Empfänger im Ausland senden, wenn eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wurde.

Liegt eine der in Artikel 5 Absatz 2 oder Artikel 6 Absatz 3 des Gesetzes genannten Voraussetzungen vor, ist eine Übermittlung ins Ausland vorbehaltlich der Bestimmungen internationaler Abkommen, denen die Türkei beigetreten ist, auch ohne ausdrückliche Einwilligung möglich. In diesem Fall darf nur in Länder übermittelt werden, denen der KVK-Ausschuss ein angemessenes Schutzniveau bescheinigt hat, oder – wenn kein angemessener Schutz besteht – in Länder, für die sich die Verantwortlichen sowohl in der Türkei als auch im betreffenden Ausland schriftlich zu einem angemessenen Schutz verpflichtet haben und der KVK-Ausschuss seine Genehmigung erteilt hat.

4. Datenkategorien und Gruppen betroffener Personen

4.1 Kategorien personenbezogener Daten

Damit leichter erkennbar ist, um welche Arten von Angaben es geht, werden die von unserem Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten in die folgenden Kategorien eingeteilt. Jede Zeile beschreibt, was die Kategorie umfasst, und nennt typische Beispiele; die Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind nicht abschließend:

Identität	Angaben, die zeigen, wer die Person ist. Beispiele: Vor- und Nachname, türkische Identitätsnummer, Familienstand, Namen der Eltern, Geburtsdatum und -ort; Kopien von Personalausweis, Führerschein und Reisepass mit diesen Angaben; Steuer- und Sozialversicherungsnummer, Unterschrift.
Kontakt	Angaben, über die die Person erreichbar ist. Beispiele: Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und KEP-Adresse (registrierte elektronische Post).
Personalakte	Angaben, die die Grundlage personalrechtlicher Ansprüche bilden. Beispiele: Lebenslauf und Funktionsbezeichnung, Ein- und Austrittsunterlagen, Renten- und Sozialversicherungsangaben, Lohnabrechnungen, Vermögenserklärungen, Angaben aus Disziplinar- und Leistungsbeurteilungsverfahren.
Rechtsgeschäfte	Angaben, die verarbeitet werden, wenn das Unternehmen seine Forderungen und Rechte feststellt und verfolgt, seine Schulden begleicht und gesetzliche Pflichten erfüllt. Beispiele: Vollmachten, Inhalte gerichtlicher und behördlicher Entscheidungen, Schriftverkehr mit Justizbehörden, Prozessakten.
Sicherheit der Räumlichkeiten	Aufzeichnungen beim Betreten und Aufenthalt in Firmengebäuden. Beispiele: Kameraaufnahmen, Kartenzutritts- sowie Ein- und Ausgangsprotokolle, Kfz-Kennzeichen.
Finanzen	Unterlagen und Aufzeichnungen über das Ergebnis finanzieller Beziehungen zur betroffenen Person. Beispiele: Bankkonto- und Kreditangaben, Bilanz, Finanzprofil, Versicherungs- und Vermögensangaben.
Berufserfahrung	Bei und nach der Einstellung erfasste Angaben zu Ausbildung und Kompetenzen. Beispiele: Diplome und Zeugnisse, Kurse und Zertifikate, Führerschein, Fremdsprachenniveau, Referenzen.
Bild- und Tonaufnahmen	Außerhalb der Gebäudesicherheit entstandene Foto-, Video- und Tonaufnahmen sowie Unterlagen, die diese enthalten. Beispiele: Formularen beigefügte Fotos, Aufzeichnungen von Videointerviews und Besprechungen.
Transaktionssicherheit	Angaben, die im Rahmen der Tätigkeiten für die technische, administrative, rechtliche und kommerzielle Sicherheit sowohl der Person als auch des Unternehmens geführt werden. Beispiele: IP-Adressen, Website-Verkehrsdaten, Internet-Zugriffsprotokolle, Benutzerpasswörter.
BESONDERE DATENKATEGORIEN
Gesundheitsangaben	Daten zum Gesundheitszustand einer Person. Beispiele: Blutgruppe, Untersuchungsergebnisse, ärztliche Atteste, Angaben zu einer Behinderung, krankheitsbedingte Abwesenheiten.
Strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen	Unterlagen über gegen die Person ergangene Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen, vor allem der Strafregisterauszug.

4.2 Gruppen betroffener Personen

Den Schutz der Richtlinie und des Gesetzes genießen nur natürliche Personen; Angaben juristischer Personen fallen nicht darunter. Die natürlichen Personen, deren Daten wir verarbeiten, sind nach der Art ihrer Beziehung zu unserem Unternehmen in die folgenden Gruppen eingeteilt. Beschäftigte des Unternehmens sind in dieser Tabelle nicht aufgeführt; für sie gilt eine eigene Richtlinie.

Bewerber	Natürliche Personen, die sich auf irgendeinem Weg bei unserem Unternehmen beworben oder ihren Lebenslauf und zugehörige Angaben zur Prüfung vorgelegt haben.
Ausbilder	Natürliche Personen, die die Beschäftigten unseres Unternehmens zu verschiedenen Themen schulen.
Dienstleister	Natürliche Personen bzw. die natürlichen Personen juristischer Personen, die weder zu den Kunden noch zu den Subunternehmern oder Lieferanten zählen, von unserem Unternehmen unabhängig sind und mit ihm in Geschäftsbeziehung stehen.
Beschäftigte von Dienstleistern	Die als natürliche Personen tätigen Beschäftigten natürlicher oder juristischer Personen, die weder zu den Kunden noch zu den Subunternehmern oder Lieferanten zählen, von unserem Unternehmen unabhängig sind und mit ihm in Geschäftsbeziehung stehen.
Vertreter von Dienstleistern	Die als natürliche Personen handelnden Vertreter natürlicher oder juristischer Personen, die weder zu den Kunden noch zu den Subunternehmern oder Lieferanten zählen und unserem Unternehmen unabhängig Dienstleistungen erbringen.
Kunde	Natürliche Personen wie Händler, Vertriebspartner und Verkaufsstellen, die die Produkte unseres Unternehmens im Rahmen eines Vertragsverhältnisses an den Endnutzer bringen.
Vertreter von Kunden	Die als natürliche Personen handelnden Vertreter von Firmen, die die Produkte unseres Unternehmens im Rahmen eines Vertragsverhältnisses kaufen.
Anteilseigner / Gesellschafter	Personen, die am Kapital unseres Unternehmens beteiligt sind.
Vertreter des Unternehmens	Natürliche Personen, die befugt sind, im Namen unseres Unternehmens Rechtsgeschäfte vorzunehmen.
Fahrer	Natürliche Personen, die in den Beschaffungs- oder Verkaufsprozessen unseres Unternehmens Fahrzeuge führen und deren Daten auf den jeweiligen Lieferscheinen stehen.
Beschäftigte von Subunternehmern	Bestimmte oder bestimmbare Beschäftigte natürlicher oder juristischer Personen, mit denen unser Unternehmen vertraglich ein Verhältnis Hauptauftraggeber–Subunternehmer begründet hat.
Frachtführer	Als natürliche Personen tätige Transportunternehmen, die an den Beschaffungs- oder Verkaufsprozessen unseres Unternehmens beteiligt sind und deren Daten auf den jeweiligen Lieferscheinen stehen.
Lieferant	Natürliche Personen, die unserem Unternehmen Vorleistungen, Rohstoffe oder Produkte liefern, damit ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten werden kann.
Vertreter von Lieferanten	Vertreter natürlicher oder juristischer Personen, die unserem Unternehmen Vorleistungen, Rohstoffe oder Produkte liefern, damit ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten werden kann.
Referenz- und Notfallkontakte (Dritte)	Natürliche Personen ohne unmittelbare rechtliche Beziehung zu unserem Unternehmen, deren Daten auf mittelbarem Weg rechtmäßig erlangt wurden.
Besucher	Alle natürlichen Personen, die die Standorte unseres Unternehmens zu irgendeinem Zweck betreten oder unsere Websites zu irgendeinem Zweck besuchen.

5. Erhebungsweise und Rechtsgründe

5.1 Wie personenbezogene Daten erhoben werden

Im Einklang mit den in Abschnitt 6.1 beschriebenen Zwecken erhebt unser Unternehmen personenbezogene Daten ganz oder teilweise automatisiert oder nicht automatisiert, mündlich, schriftlich oder elektronisch. Die wichtigsten Kanäle sind die folgenden, ohne dass die Erhebung darauf beschränkt wäre:

Bewerbungs- und Personalfragebögen,
alle dem Unternehmen vorgelegten Unterlagen,
eingehende Briefe und E-Mails,
Telefonanlage und Firmentelefone,
ERP- und Lohnabrechnungssoftware, Server und sonstige zugehörige Programme,
Einkaufs- und Verkaufsrechnungen,
Krankenversicherungspolicen und ärztliche Atteste,
Kamerasysteme,
Beschäftigte in anderen Abteilungen des Unternehmens, Dritte (Subunternehmen) und die betroffenen Personen selbst.

5.2 Rechtsgründe der Erhebung

Im Rahmen der Artikel 5 und 6 des Gesetzes werden personenbezogene Daten auf Grundlage eines der folgenden Rechtsgründe erhoben:

ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person,
ausdrückliche gesetzliche Regelung,
die Daten wurden von ihrem Inhaber der Öffentlichkeit zugänglich gemacht,
Erforderlichkeit der Verarbeitung von Daten der Parteien in unmittelbarem Zusammenhang mit Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags,
Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht unseres Unternehmens,
Erforderlichkeit zur Begründung, Ausübung oder zum Schutz eines Rechts,
Erforderlichkeit für das berechtigte Interesse des Unternehmens, ohne die Grundrechte und Grundfreiheiten der Person zu verletzen.

6. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

6.1 Datenkategorien und Verarbeitungszwecke nach Personengruppen

Für jede oben definierte Personengruppe werden nachstehend die verarbeiteten Datenkategorien und die Zwecke, zu denen diese Daten verarbeitet werden, einander zugeordnet. (Eine natürliche Person kann nur einer Personengruppe angehören.) Für jede Gruppe werden zuerst die Arten der verarbeiteten Daten und danach die Zwecke ihrer Verwendung genannt. Der Inhalt der Kategorien ist in der Tabelle in Abschnitt 4.1, die Definition der Gruppen in der Tabelle in Abschnitt 4.2 erläutert.

Bewerberin / Bewerber
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte, Gesundheitsdaten, Strafregisterdaten (strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen), Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung
Zwecke der Verarbeitung: Entgegennahme, Prüfung und Abschluss von Bewerbungen, Auswahl geeigneter Personen aus dem Bewerberkreis und deren Einstellung, Abwicklung der Einsatzplanung und Entsendung von Personal, Planung des Personalbedarfs, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
Beschäftigte von Subunternehmern
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte, Gesundheitsdaten, Strafregisterdaten (strafrechtliche Verurteilungen und Sicherungsmaßnahmen), Daten zur Transaktionssicherheit, Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung, Bild- und Tonaufnahmen, Aufzeichnungen zur Sicherheit der Räumlichkeiten, Daten zu Rechtsgeschäften
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Planung und Verwaltung der Zusatzleistungen für Beschäftigte, Planung, Gewährung und Nachverfolgung des Jahresurlaubs, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Festlegung und Verwaltung von Zugriffsrechten auf Systeme und Bereiche, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Sicherung der Gebäude und Anlagen, also der Räumlichkeiten, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Durchführung interner Prüfungen, Untersuchungen und Ermittlungstätigkeiten, Planung des Personalbedarfs, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Reaktion auf Arbeitsunfälle und deren Nachbereitung, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Verfahren zur Inanspruchnahme von Arbeitgeberförderungen, Organisation von Veranstaltungen und Events, Beurteilung der Leistung von Beschäftigten, Kontrolle der Anwesenheit des Personals, Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, Prozesse im Zusammenhang mit Subunternehmerverträgen, Schutz beweglicher Güter und sonstiger Ressourcen, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen.
Ausbilderin / Ausbilder
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte
Zwecke der Verarbeitung: Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite.
Dienstleister
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte, Finanzangaben
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Ausstellung von Rechnungen und Abwicklung der Abrechnung, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Abwicklung der Einsatzplanung und Entsendung von Personal, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Pflege der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Ansprechpartnern, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Durchführung von Logistik, Transport und Versand, Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen, fristgerechte Leistung von Zahlungen, Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, durchgängiges Management der Lieferkette.
Beschäftigte von Dienstleistern
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Abwicklung der Einsatzplanung und Entsendung von Personal, Pflege der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Ansprechpartnern, Reaktion auf Arbeitsunfälle und deren Nachbereitung, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Durchführung von Logistik, Transport und Versand, Organisation von Veranstaltungen und Events, Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen.
Vertreter von Dienstleistern
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte, Kontaktdaten, Daten zu Rechtsgeschäften
Zwecke der Verarbeitung: durchgängiges Management der Lieferkette, Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten.
Kunde
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte, Finanzangaben, Daten zu Rechtsgeschäften
Zwecke der Verarbeitung: Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Erstellung und Übermittlung von Preisangeboten an Kunden, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Pflege der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Ansprechpartnern, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Abwicklung von Import- und Exportvorgängen, Durchführung von Logistik, Transport und Versand, Erbringung von Kundendienst nach dem Verkauf, Betrieb der Verkaufsprozesse für Waren und Dienstleistungen, Pflege der Kundenbeziehungen, Maßnahmen zur Messung und Steigerung der Kundenzufriedenheit, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, vollständige Erfüllung steuerlicher Pflichten, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen.
Vertreter von Kunden
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten
Zwecke der Verarbeitung: Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, durchgängiges Management der Lieferkette.
Anteilseigner / Gesellschafter des Unternehmens
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Daten zu Rechtsgeschäften, Finanzangaben
Zwecke der Verarbeitung: Betrieb der Prozesse, die die Informationssicherheit gewährleisten, Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit und Bindung der Beschäftigten, Bereitstellung der für Kreditlimitprüfungen von Beschäftigten angeforderten Angaben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Festlegung und Verwaltung von Zugriffsrechten auf Systeme und Bereiche, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen, Durchführung von Tätigkeiten der Unternehmensleitung.
Vertreter des Unternehmens
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Daten zu Rechtsgeschäften, Bild- und Tonaufnahmen
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Betrieb der Prozesse, die die Informationssicherheit gewährleisten, Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit und Bindung der Beschäftigten, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Planung und Verwaltung der Zusatzleistungen für Beschäftigte, Bereitstellung der für Kreditlimitprüfungen von Beschäftigten angeforderten Angaben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Festlegung und Verwaltung von Zugriffsrechten auf Systeme und Bereiche, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Durchführung interner Prüfungen, Untersuchungen und Ermittlungstätigkeiten, Planung des Personalbedarfs, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Reaktion auf Arbeitsunfälle und deren Nachbereitung, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Organisation von Veranstaltungen und Events, Beurteilung der Leistung von Beschäftigten, Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen, Durchführung von Tätigkeiten der Unternehmensleitung.
Fahrerin / Fahrer
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte
Zwecke der Verarbeitung: Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Ausstellung von Rechnungen und Abwicklung der Abrechnung, Ausstellung und Entgegennahme von Lieferscheinen, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, vollständige Erfüllung steuerlicher Pflichten.
Frachtführer
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität
Zwecke der Verarbeitung: Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Ausstellung von Rechnungen und Abwicklung der Abrechnung, Ausstellung und Entgegennahme von Lieferscheinen, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, vollständige Erfüllung steuerlicher Pflichten.
Lieferant
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Angaben aus der Personalakte, Finanzangaben, Daten zu Rechtsgeschäften
Zwecke der Verarbeitung: Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Ausstellung von Rechnungen und Abwicklung der Abrechnung, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen, fristgerechte Leistung von Zahlungen, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, Einholung von Angeboten bei Lieferanten, durchgängiges Management der Lieferkette.
Vertreter von Lieferanten
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte, Kontaktdaten, Daten zu Rechtsgeschäften
Zwecke der Verarbeitung: Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens, Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs, Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen, Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite, Einholung von Angeboten bei Lieferanten, durchgängiges Management der Lieferkette.
Dritte (Referenzperson)
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte, Kontaktdaten
Zwecke der Verarbeitung: Auswahl geeigneter Personen aus dem Bewerberkreis und deren Einstellung, Entgegennahme, Prüfung und Abschluss von Bewerbungen, Abwicklung der Einsatzplanung und Entsendung von Personal, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Planung des Personalbedarfs.
Dritte (Notfallkontakt von Beschäftigten)
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Kontaktdaten
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken.
Besucherin / Besucher
Verarbeitete Datenkategorien: Angaben zur Identität, Angaben aus der Personalakte, Aufzeichnungen zur Sicherheit der Räumlichkeiten, Bild- und Tonaufnahmen
Zwecke der Verarbeitung: Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung, Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben, Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens, Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften, Sicherung der Gebäude und Anlagen, also der Räumlichkeiten, Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Durchführung von Tätigkeiten der Unternehmensleitung, Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen, Führung und Kontrolle von Besucherprotokollen.

Datenverarbeitung in den Räumlichkeiten

Zur Gewährleistung der Sicherheit in den Gebäuden und Anlagen unseres Unternehmens werden Zu- und Abgänge erfasst und Gemeinschaftsbereiche per Kamera überwacht. In videoüberwachten Bereichen wird darauf hingewiesen, sodass jeder, der den Bereich betritt, im Voraus weiß, dass Aufzeichnungen erfolgen.

Die Zugriffsprotokolle der in unseren Anlagen bereitgestellten Internetverbindung werden nach dem Gesetz Nr. 5651, das Veröffentlichungen im Internet und die Bekämpfung der darüber begangenen Straftaten regelt, sowie nach weiteren Vorschriften aufbewahrt. Diese Protokolle können auf Anfrage an befugte öffentliche Stellen weitergegeben und erforderlichenfalls bei Prüfungen zur Erfüllung der betreffenden rechtlichen Pflicht verwendet werden.

Verarbeitung über unsere Website

Die Verkehrsdaten der Online-Besucher unserer Website werden von unseren Systemen automatisch protokolliert, um die Informationssicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus verpflichten das Gesetz Nr. 5651 und die zugehörigen Vorschriften Hosting-Anbieter, die Verkehrsdaten von Websites aufzuzeichnen und aufzubewahren. Ausführlichere Informationen zu den über die Website erhobenen Daten enthält der eigene Datenschutzhinweis der Website.

Verarbeitung in Kommunikationskanälen

Schriftverkehr und Gespräche per Telefon (Callcenter), Brief, E-Mail und auf ähnlichen Wegen werden von unserem Unternehmen zur Durchführung und Überwachung der Geschäftstätigkeit sowie zur Nachverfolgung von Anfragen und Beschwerden überwacht und aufgezeichnet. Diese Kanäle sollten nicht für Zwecke außerhalb der Geschäftsbeziehung genutzt werden.

7. Übermittlungszwecke sowie Personen und Stellen, an die Daten übermittelt werden

7.1 Zwecke der Übermittlung

Übermittlungen erfolgen unter Einhaltung der in den Artikeln 8 und 9 des Gesetzes festgelegten Voraussetzungen und sind auf einen der folgenden Zwecke beschränkt. Daten werden nie allein deshalb weitergegeben, weil ein Empfänger sie anfordert; stets müssen ein Zweck aus dieser Liste und ein Rechtsgrund für die Übermittlung vorliegen:

Vorbereitung auf Notfälle und deren geordnete Bewältigung
Betrieb der Prozesse, die die Informationssicherheit gewährleisten
Auswahl geeigneter Personen aus dem Bewerberkreis und deren Einstellung
Entgegennahme, Prüfung und Abschluss von Bewerbungen
Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit und Bindung der Beschäftigten
Erfüllung der Pflichten gegenüber Beschäftigten, die sich aus Arbeitsvertrag und Gesetz ergeben
Planung und Verwaltung der Zusatzleistungen für Beschäftigte
Bereitstellung der für Kreditlimitprüfungen von Beschäftigten angeforderten Angaben
Planung, Gewährung und Nachverfolgung des Jahresurlaubs
Durchführung interner und externer Prüfungen sowie Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln des Unternehmens
Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen
Festlegung und Verwaltung von Zugriffsrechten auf Systeme und Bereiche
Ausrichtung sämtlicher Tätigkeiten des Unternehmens an den jeweils geltenden Rechtsvorschriften
Verfolgung und Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten, gerichtlicher Verfahren und Streitigkeiten
Ausstellung von Rechnungen und Abwicklung der Abrechnung
Führung der Finanz-, Rechnungswesen- und Buchhaltungsarbeiten des Unternehmens
Erstellung und Übermittlung von Preisangeboten an Kunden
Sicherung der Gebäude und Anlagen, also der Räumlichkeiten
Abwicklung der Einsatzplanung und Entsendung von Personal
Durchführung interner Prüfungen, Untersuchungen und Ermittlungstätigkeiten
Pflege der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Ansprechpartnern
Planung des Personalbedarfs
Ausstellung und Entgegennahme von Lieferscheinen
Durchführung und Überwachung der laufenden Geschäftstätigkeit des Unternehmens
Reaktion auf Arbeitsunfälle und deren Nachbereitung
Durchführung von Maßnahmen für Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz
jederzeit unterbrechungsfreie Aufrechterhaltung des gesamten Geschäftsbetriebs
Verfahren zur Inanspruchnahme von Arbeitgeberförderungen
Abwicklung von Import- und Exportvorgängen
Durchführung von Logistik, Transport und Versand
Betrieb der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen
Erbringung von Kundendienst nach dem Verkauf
Betrieb der Verkaufsprozesse für Waren und Dienstleistungen
Pflege der Kundenbeziehungen
Maßnahmen zur Messung und Steigerung der Kundenzufriedenheit
Organisation von Veranstaltungen und Events
fristgerechte Leistung von Zahlungen
Beurteilung der Leistung von Beschäftigten
Kontrolle der Anwesenheit des Personals
Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken
Vorbereitung, Unterzeichnung, Erfüllung und Nachverfolgung von Verträgen mit der Gegenseite
Prozesse im Zusammenhang mit Subunternehmerverträgen
Schutz beweglicher Güter und sonstiger Ressourcen
Planung und Durchführung von Übungen
Einholung von Angeboten bei Lieferanten
durchgängiges Management der Lieferkette
vollständige Erfüllung steuerlicher Pflichten
Erteilung der jeweils erforderlichen Auskünfte an befugte Personen, Behörden und Stellen
Durchführung von Tätigkeiten der Unternehmensleitung

7.2 Personen und Stellen, an die Daten übermittelt werden

Übermittlungen können an die folgenden Empfänger erfolgen, beschränkt auf die vom Übermittlungszweck geforderten Personengruppen und Daten. Welche Daten an welchen Empfänger gehen, richtet sich nach dem in Abschnitt 7.1 genannten Zweck und nach der Gruppe der betroffenen Person in Abschnitt 4.2:

Natürliche und juristische Personen des Privatsektors: Banken; unsere Kunden und Lieferanten; Steuerberater (SMMM) und vereidigte Finanzberater, die Buchhaltungsleistungen erbringen; unser Rechtsberater; Prüfer; Schulungsunternehmen; OSGB-Berater (Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit); ein Umweltberatungsunternehmen; unser Softwareanbieter.
Befugte öffentliche Einrichtungen und Stellen: Gerichte und Notare; die Generaldirektion für Sicherheit (EGM) und die Gendarmerie; die Sozialversicherungsanstalt (SGK); das Ministerium für Arbeit und soziale Sicherheit sowie das Gesundheitsministerium; Finanzämter (Präsidium der Steuerverwaltung); an Förderverfahren beteiligte Behörden; bei Bedarf befugte Gesundheitseinrichtungen; im Fall einer Prüfung die zuständigen Behörden.

8. Vernichtung der Daten und Speicherfristen

8.1 Vernichtung personenbezogener Daten

Enthalten andere Gesetze besondere Bestimmungen zur Vernichtung, gelten diese. Im Übrigen werden Daten, deren Verarbeitungsgrund entfallen ist – auch wenn sie rechtmäßig verarbeitet wurden –, nach unserer Speicher- und Vernichtungsrichtlinie entweder vom Unternehmen von sich aus oder auf Antrag der betroffenen Person gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Löschung: Die zuständigen Nutzer können die Daten nicht mehr erreichen und nie wieder verwenden.
Vernichtung: Die Daten werden so behandelt, dass niemand sie auf irgendeinem Weg erreichen, wiederherstellen oder erneut verwenden kann.
Anonymisierung: Mit Techniken wie Maskierung, Entfernung von Variablen oder Verallgemeinerung werden die Daten so verändert, dass sie selbst bei Abgleich mit anderen Daten in keiner Weise einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können.

8.2 Speicherfristen

Bei der Festlegung der Speicherfrist wird zuerst auf die Rechtsvorschriften abgestellt: Personenbezogene Daten werden für die in Gesetzen und zugehörigen Vorschriften festgelegten Zeiträume aufbewahrt. Sehen die Vorschriften keine Speicherfrist vor, werden die Daten gemäß unserer Speicher- und Vernichtungsrichtlinie so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks nötig ist; anschließend werden sie in den periodischen Vernichtungsintervallen gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

9. Information der betroffenen Person und Rechte nach dem Gesetz

9.1 Information der betroffenen Person

Gemäß Artikel 10 des KVK-Gesetzes informiert unser Unternehmen die betroffenen Personen bei der Erhebung personenbezogener Daten. Diese Information umfasst gegebenenfalls die Identität des Vertreters des Unternehmens, den Zweck der Verarbeitung, an wen und zu welchem Zweck die Daten übermittelt werden können, Methode und Rechtsgrund der Erhebung sowie die Rechte der betroffenen Person.

9.2 Fälle, in denen Richtlinie und Gesetz ganz oder teilweise nicht gelten

Das Gesetz selbst bestimmt Situationen, die ganz oder teilweise außerhalb seines Anwendungsbereichs liegen. Dementsprechend gelten diese Richtlinie und die Bestimmungen des Gesetzes in folgenden Fällen nicht:

Verarbeitung von Daten durch natürliche Personen ausschließlich im Rahmen von Tätigkeiten, die sie selbst oder im selben Haushalt lebende Familienangehörige betreffen, sofern die Daten nicht an Dritte weitergegeben und die Pflichten zur Datensicherheit eingehalten werden,
Verarbeitung von Daten im Rahmen amtlicher Statistik oder nach Anonymisierung zu Zwecken wie Forschung, Planung und Statistik,
Verarbeitung zu künstlerischen, historischen, literarischen oder wissenschaftlichen Zwecken oder in Ausübung der Meinungsfreiheit; eine solche Verarbeitung darf jedoch keine Straftat darstellen und weder Privatsphäre noch Persönlichkeitsrechte, Landesverteidigung und nationale Sicherheit, öffentliche Sicherheit und Ordnung oder wirtschaftliche Sicherheit verletzen,
Verarbeitung von Daten durch öffentliche Einrichtungen und Stellen, die gesetzlich mit der Gewährleistung von Landesverteidigung, nationaler Sicherheit, öffentlicher Sicherheit, öffentlicher Ordnung oder wirtschaftlicher Sicherheit beauftragt und befugt sind, im Rahmen präventiver, schützender und nachrichtendienstlicher Tätigkeiten,
Verarbeitung von Daten durch Justizbehörden oder Vollstreckungsorgane im Zusammenhang mit Ermittlungs-, Strafverfolgungs-, Gerichts- oder Vollstreckungsverfahren.

Darüber hinaus gelten in den folgenden Fällen – solange die Verarbeitung mit den Zielen und Grundprinzipien der Richtlinie und des Gesetzes vereinbar und verhältnismäßig ist – Artikel 10 zur Informationspflicht, Artikel 11 zu den Rechten der betroffenen Person (mit Ausnahme des Rechts auf Schadenersatz) und Artikel 16 zur Registrierungspflicht nicht:

die Verarbeitung ist zur Verhütung einer Straftat oder für strafrechtliche Ermittlungen erforderlich,
Verarbeitung von Daten, die die betroffene Person selbst öffentlich gemacht hat,
die Verarbeitung ist erforderlich, damit gesetzlich befugte öffentliche Einrichtungen und Berufsorganisationen mit dem Status öffentlicher Einrichtungen ihre Aufsichts- oder Regulierungsaufgaben wahrnehmen oder Disziplinarermittlungen bzw. -verfahren führen können,
die Verarbeitung ist zum Schutz der wirtschaftlichen und finanziellen Interessen des Staates in Haushalts-, Steuer- und Finanzangelegenheiten erforderlich.

9.3 Rechte der betroffenen Person nach dem Gesetz

Gemäß Artikel 10 des Gesetzes informiert unser Unternehmen betroffene Personen über ihre Rechte, zeigt ihnen, wie sie diese ausüben können, und schafft die dafür nötigen internen Abläufe und administrativ-technischen Vorkehrungen. Nach Artikel 11 des Gesetzes hat jede Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, das Recht,

zu erfahren, ob ihre Daten verarbeitet werden,
im Fall einer Verarbeitung Auskunft darüber zu verlangen,
den Zweck der Verarbeitung zu erfahren und ob die Daten zweckentsprechend verwendet werden,
die Dritten im In- oder Ausland zu kennen, an die ihre Daten übermittelt wurden,
die Berichtigung unvollständig oder unrichtig verarbeiteter Daten zu verlangen,
bei Vorliegen der Voraussetzungen von Artikel 7 des Gesetzes die Löschung oder Vernichtung der Daten zu verlangen,
zu verlangen, dass die nach den Buchstaben (d) und (e) vorgenommene Berichtigung, Löschung oder Vernichtung auch den Dritten mitgeteilt wird, an die die Daten übermittelt wurden (Gesetz, Art. 11),
einem für sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen, das durch eine ausschließlich automatisierte Auswertung der verarbeiteten Daten entsteht,
Ersatz des Schadens zu verlangen, den sie durch eine rechtswidrige Verarbeitung ihrer Daten erleiden.

Anträge zur Anwendung des Gesetzes können durch Ausfüllen des Antragsformulars auf unserer Website (www.general-makina.com.tr) gestellt werden. Das ausgefüllte Formular kann persönlich und schriftlich an der Anschrift des Unternehmens (Yazıbaşı Sanayi Bölgesi, Balkan Cad. 322 Sk. 29 Ekim Torbalı/İzmir/Türkiye) abgegeben, über einen Notar zugestellt oder elektronisch mit sicherer elektronischer Signatur oder Mobilsignatur an unsere KEP-Adresse ([email protected]) gesendet werden.

Verfügt die betroffene Person über eine unserem Unternehmen früher mitgeteilte und in unserem System registrierte E-Mail-Adresse, kann der Antrag auch von dieser Adresse an [email protected] gesendet werden.

Der Antrag muss folgende Angaben enthalten:

Vor- und Nachname sowie bei schriftlichen Anträgen die Unterschrift,
bei türkischen Staatsangehörigen die türkische Identitätsnummer; bei ausländischen Staatsangehörigen die Staatsangehörigkeit zusammen mit der Passnummer oder, falls vorhanden, der Ausweisnummer,
die für Zustellungen maßgebliche Wohn- oder Geschäftsanschrift,
falls vorhanden, die für Mitteilungen zu verwendende E-Mail-Adresse sowie Telefon- und Faxnummer,
den Gegenstand des Antrags.

Dem Antrag sollen auch die zugehörigen Informationen und Unterlagen beigefügt werden. Vollständige Angaben erleichtern es, die Zugehörigkeit des Antrags zu prüfen und das Anliegen ohne Verzögerung zu erledigen.

Anträge werden je nach Art des Anliegens so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb von dreißig Tagen kostenlos beantwortet. Verursacht das Verfahren zusätzliche Kosten, kann eine Gebühr nach dem vom Ausschuss festgelegten Tarif erhoben werden.

Der Antrag kann angenommen oder mit Begründung abgelehnt werden; das Ergebnis wird dem Antragsteller schriftlich oder elektronisch mitgeteilt. Wird dem Antrag stattgegeben, wird das Erforderliche schnellstmöglich veranlasst und die betroffene Person informiert. Beruht der Antrag auf einem Fehler unseres Unternehmens, wird die erhobene Gebühr der betroffenen Person erstattet.

Wird der Antrag abgelehnt, die Antwort als unzureichend angesehen oder nicht fristgerecht geantwortet, kann die betroffene Person innerhalb von dreißig Tagen nach Kenntnis der Antwort Beschwerde beim Ausschuss einlegen; diese Frist darf in keinem Fall sechzig Tage nach dem Tag der Antragstellung überschreiten.