سياسة شركتنا في حماية البيانات الشخصية ومعالجتها

تتألف هذه السياسة من تسعة أقسام: الأحكام العامة والتعريفات؛ وتدابير حماية البيانات؛ ومبادئ المعالجة والنقل وشروطهما؛ وفئات البيانات ومجموعات الأشخاص؛ وطريقة الجمع وأسسه القانونية؛ وأغراض المعالجة؛ وأغراض النقل والجهات المتلقية؛ والإتلاف ومدد الحفظ؛ وأخيرًا إعلام صاحب البيانات وحقوقه. ويمكنكم الوصول مباشرة إلى الموضوع الذي يهمكم من خلال عنوان القسم المعني، كما يُستخدم ترقيم الأقسام في الإحالات الداخلية بين أجزاء النص.

الأحكام العامة

1.1 مقدمة

في مجال حماية البيانات الشخصية ومعالجتها، تضع شركتنا التي تحمل الاسم التجاري General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (ويُشار إليها فيما يلي بـ«الشركة») الحقوق والحريات الأساسية للأفراد في المقام الأول، وفي مقدمتها حرمة الحياة الخاصة التي تكفلها المادة 20 من الدستور. وفي إطار القانون رقم 6698 بشأن حماية البيانات الشخصية («القانون» أو «قانون KVK»)، تحرص الشركة على حماية البيانات ومعالجتها بصورة مشروعة، وتبني جميع خططها وأنشطتها على هذا المبدأ.

لا ننظر إلى حماية البيانات الشخصية ومعالجتها، التي تقوم عليها حرمة الحياة الخاصة، على أنها مجرد امتثال للتشريعات؛ فنقطة الانطلاق في نهجنا هي القيمة التي نوليها للإنسان. وانطلاقًا من ذلك، تتخذ الشركة جميع التدابير الإدارية والتقنية اللازمة لحماية البيانات الشخصية ومعالجتها وفقًا للقانون.

1.2 الغرض من السياسة

تسعى هذه الوثيقة، التي يُشار إليها فيما يلي بـ«السياسة»، إلى تحقيق هدفين ينسجمان مع غاية القانون. الأول هو حماية الحقوق والحريات الأساسية للأفراد على أوسع نطاق ممكن، ولا سيما حرمة الحياة الخاصة وفق المادة 20 من الدستور، فيما يتعلق بالبيانات الشخصية التي تُعالَج بوسائل آلية كليًا أو جزئيًا، أو بوسائل غير آلية شريطة أن تكون جزءًا من نظام لتسجيل البيانات. والثاني هو أن تشرح للأشخاص المعنيين (أصحاب البيانات) الالتزامات التي تتحملها الشركة والإجراءات والمبادئ التي تتبعها وفقًا للقانون.

وفي ضوء هذين الهدفين، ترمي السياسة إلى الامتثال الكامل للتشريعات في جميع أنشطة حماية البيانات ومعالجتها التي تقوم بها الشركة، وإلى حماية حق أصحاب البيانات في الخصوصية وفي أمن بياناتهم.

1.3 نطاق السياسة

أُعدّت السياسة للأشخاص الطبيعيين فقط، وتسري على المجموعات التالية: الأشخاص المتقدمون للعمل؛ والمدرّبون؛ ومقدّمو الخدمات وعمالهم وممثلوهم؛ والعملاء وممثلو العملاء؛ والمورّدون وممثلو المورّدين؛ وعمال المقاولين من الباطن؛ والسائقون والناقلون؛ والشركاء المساهمون والمفوّضون عن الشركة؛ والأطراف الثالثة الذين ذُكروا كمرجع أو كجهة اتصال للعامل في حالات الطوارئ؛ والزوار. وبنشر السياسة على موقعها الإلكتروني، تُعلِم الشركة أصحاب البيانات هؤلاء بأحكام القانون.

ولا يدخل الأشخاص الاعتباريون، أيًّا كانت صفتهم، في نطاق السياسة، لأن القانون يحمي بيانات الأشخاص الطبيعيين وحدهم. أما عاملو الشركة فتسري عليهم «سياسة معالجة البيانات الشخصية للعاملين» المعدّة بشكل منفصل.

تُطبَّق السياسة عندما تعالج الشركة بيانات الأشخاص المذكورين أعلاه بوسائل آلية كليًا أو جزئيًا، أو بوسائل غير آلية شريطة أن تكون جزءًا من نظام لتسجيل البيانات. وإذا لم تكن المعلومة «بيانات شخصية» بالمعنى المحدد أدناه، أو جرت المعالجة خارج هذه الوسائل، فلا تُطبَّق السياسة.

1.4 التعريفات

حيثما وردت المصطلحات التالية في هذه السياسة، فإنها تُفهم بالمعاني المبيّنة في الجدول أدناه. وتتوافق هذه التعريفات مع القانون ومع اللوائح الصادرة عن هيئة حماية البيانات الشخصية:

الموافقة الصريحة	موافقة تتعلق بمسألة محددة، تُمنح بعد الاطلاع على المعلومات اللازمة وتعبّر عن الإرادة الحرة للشخص.
الإعلان	إتاحة المعلومات للجميع. وتعدّ المادة 5 من القانون رقم 6698 البيانات التي أعلنها صاحبها بنفسه من الاستثناءات على قاعدة الحصول على الموافقة الصريحة قبل المعالجة.
واجب الإعلام	التزام المسؤول عن البيانات بإبلاغ الأشخاص الذين يعالج بياناتهم بهوية من يعالجها، والغرض من المعالجة وأساسها القانوني، والجهات التي يجوز نقل البيانات إليها والغرض من ذلك.
المستخدم المعني	الأشخاص الذين يعالجون البيانات الشخصية داخل منظمة المسؤول عن البيانات أو بناءً على تفويض وتعليمات منه، باستثناء الشخص أو الوحدة المسؤولة عن الحفظ التقني للبيانات وحمايتها ونسخها احتياطيًا.
الإتلاف (المفهوم العام)	التسمية الجامعة للمحو والإتلاف والإخفاء (جعل البيانات مجهولة الهوية).
معالجة البيانات الشخصية	أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بوسائل آلية كليًا أو جزئيًا، أو بوسائل غير آلية شريطة أن تكون جزءًا من نظام لتسجيل البيانات، مثل الحصول عليها أو تسجيلها أو تخزينها أو حفظها أو تعديلها أو إعادة تنظيمها أو الإفصاح عنها أو نقلها أو استلامها أو إتاحتها أو تصنيفها أو منع استخدامها.
مجلس KVK	مجلس حماية البيانات الشخصية.
صاحب البيانات / الشخص المعني	كل شخص طبيعي تُعالَج بياناته (بما فيها البيانات ذات الطبيعة الخاصة) وينتمي إلى إحدى المجموعات المذكورة في نطاق السياسة: المرشحون، والمدرّبون، ومقدّمو الخدمات وعمالهم وممثلوهم، والعملاء وممثلوهم، والمورّدون وممثلوهم، وعمال المقاولين من الباطن، والسائقون، والناقلون، والشركاء المساهمون، والمفوّضون عن الشركة، والأشخاص المرجعيون وجهات اتصال الطوارئ، والزوار.
البيانات الشخصية	كل معلومة تتعلق بشخص طبيعي محدد الهوية أو قابل للتحديد.
الهيئة	هيئة حماية البيانات الشخصية، وتتألف من المجلس والرئاسة.
المعالجة الآلية للبيانات	معالجة تتم دون تدخل بشري بواسطة أجهزة مزوّدة بمعالج (كالحاسوب والهاتف والساعة) من خلال وظائفها البرمجية أو المادية وضمن خوارزميات معدّة مسبقًا.
البيانات الشخصية ذات الطبيعة الخاصة	البيانات المتعلقة بالعرق والأصل الإثني والرأي السياسي والمعتقد الفلسفي والدين والمذهب أو غيرها من المعتقدات، واللباس، والعضوية في الجمعيات أو المؤسسات أو النقابات، والصحة، والحياة الجنسية، والأحكام الجزائية والتدابير الأمنية، إضافة إلى البيانات البيومترية والجينية.
السجل	سجل المسؤولين عن البيانات.
الشركة / شركتنا	المسؤول عن البيانات الذي ينشر هذه السياسة، أي General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi.
معالج البيانات	الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي يعالج البيانات الشخصية نيابةً عن المسؤول عن البيانات وفي حدود التفويض الممنوح منه.
نظام تسجيل البيانات	أي نظام تسجيل تُنظَّم فيه البيانات وتُعالَج وفق معايير محددة مسبقًا.
فئة البيانات	صنف يجمع البيانات الشخصية لمجموعة أو أكثر من أصحاب البيانات وفق خصائص مشتركة.
مجموعة أصحاب البيانات	مجموع الأشخاص المعنيين الذين يعالج المسؤول عن البيانات بياناتهم.
المسؤول عن البيانات	الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي يحدد أغراض معالجة البيانات الشخصية ووسائلها، ويتولى إنشاء نظام تسجيل البيانات وإدارته.

1.5 النفاذ

دخلت السياسة التي أعدّتها الشركة حيز النفاذ في 25/11/2022. ولكي يتمكن الجميع من الاطلاع عليها، نُشر نصها على موقعنا الإلكتروني www.general-makina.com.tr.

2. حماية البيانات الشخصية

2.1 أمن البيانات

كما يقتضي القانون، تتخذ الشركة جميع التدابير الإدارية والتقنية التي تضمن مستوى أمان مناسبًا لحفظ البيانات الشخصية بأمان، ومنع معالجتها أو الوصول إليها بصورة غير مشروعة. وتُفصَّل هذه التدابير في سياسة مستقلة تنظم عمليات الحفظ والإتلاف في الشركة.

ولضمان أن تسير أعمالها وفق القانون وسائر التشريعات ذات الصلة، أنشأت الشركة «نظام إدارة حماية البيانات الشخصية». كما شُكّلت داخل الشركة لجنة لحماية البيانات الشخصية تتولى تطبيق هذه السياسة والسياسات المرتبطة بها على أرض الواقع.

2.2 الرقابة

لضمان أمن البيانات واستمرار التدابير المتخذة بصورة منتظمة ودون انقطاع، تجري الشركة عمليات الرقابة اللازمة بنفسها أو تكلّف جهات خارجية بإجرائها. وتدخل الرقابة على التدابير الأمنية في مهام لجنة حماية البيانات الشخصية التي تقيّم فعاليتها بانتظام. وإذا كشفت عمليات الرقابة عن أوجه قصور، تُجرى التصحيحات اللازمة دون تأخير.

2.3 السرية

لكي لا يُفصح المسؤولون عن البيانات ومعالجوها المعنيون عن البيانات الشخصية التي بحوزتهم لأطراف ثالثة بما يخالف القانون والسياسة، ولا يستخدموها خارج أغراض المعالجة، تتخذ الشركة جميع التدابير الإدارية والتقنية اللازمة بما يتناسب مع الإمكانات التقنية وتكاليف التنفيذ. ولهذا الغرض يتلقى العاملون معلومات وتدريبًا حول القانون والسياسة، وتُوقَّع اتفاقيات سرية مع العاملين المعنيين أثناء عملية التوظيف.

2.4 الإفصاح غير المصرح به عن البيانات

إذا وصلت بيانات شخصية تعالجها الشركة إلى أيدي أطراف ثالثة بطرق غير مشروعة، تضمن الشركة إبلاغ كل من الشخص المعني والمجلس خلال المدد التي يحددها مجلس KVK. وإذا رأى مجلس KVK ضرورة لذلك، يُعلَن الحادث على موقعه الرسمي أو بأي وسيلة أخرى يراها المجلس مناسبة لإعلام الجمهور.

2.5 احترام حقوق أصحاب البيانات

تحترم الشركة جميع الحقوق القانونية الناشئة عن تطبيق السياسة والقانون، وتتخذ كل التدابير اللازمة لحمايتها. وتُدرس طلبات أصحاب البيانات وفق الإجراءات الموضحة في القسم 9.3.

2.6 حماية البيانات ذات الطبيعة الخاصة

تخضع البيانات ذات الطبيعة الخاصة المعرّفة في القسم 1.4 (مثل العرق والأصل الإثني والمعتقد والصحة والحياة الجنسية والعضوية النقابية والأحكام الجزائية والبيانات البيومترية والجينية) لنظام حماية خاص. فإذا اطلع عليها الآخرون، قد يتعرض الشخص للضرر أو للتمييز. وإدراكًا لذلك، تطبّق الشركة بعناية فائقة التدابير الملائمة التي حددها المجلس لحماية هذه البيانات التي تعالجها بصورة مشروعة. كما توجد سياسة وإجراءات منهجية واضحة القواعد وقابلة للإدارة ومستدامة، مخصصة حصرًا لأمن البيانات ذات الطبيعة الخاصة.

3. معالجة البيانات الشخصية ونقلها

3.1 المبادئ العامة للمعالجة والنقل

تعالج الشركة البيانات الشخصية وفق الإجراءات والمبادئ التي يحددها القانون وهذه السياسة، وتلتزم في ذلك بالمبادئ الواردة أدناه. وتُطبَّق هذه المبادئ مجتمعةً في كل مرحلة، بدءًا من جمع البيانات وحتى إتلافها؛ ولا يغني الالتزام بأحدها عن الالتزام بالبقية.

3.1.1 المطابقة للقانون ولقواعد حسن النية

تُعالَج البيانات الشخصية وفق التشريعات المعمول بها ومبدأ حسن النية، وتُستخدم في هذه الحدود. ويقتضي حسن النية أن نراعي، أثناء سعينا لتحقيق أهدافنا، مصالح صاحب البيانات وما يمكنه أن يتوقعه بصورة معقولة؛ فنتصرف بطريقة تحول دون نتائج لم يتوقعها الشخص ولم يكن مطالبًا بتوقعها. وبموجب المبدأ نفسه تبقى المعالجة شفافة أمام الشخص المعني، ويُلتزم بواجبَي الإعلام والتنبيه.

3.1.2 الدقة والتحديث عند اللزوم

مع مراعاة الحقوق الأساسية لأصحاب البيانات ومصالحهم المشروعة، تحرص الشركة على أن تكون المعلومات المعالَجة صحيحة ومحدَّثة. ويتطلب ذلك معرفة مصدر البيانات، والتحقق من صحتها، وتقدير ما إذا كانت بحاجة إلى تحديث. وفي إطار واجب العناية الفعّالة، تبقى القنوات التي تتيح إبقاء معلومات الشخص صحيحة ومحدَّثة مفتوحة على الدوام. فالبيانات الصحيحة والمحدَّثة تحمي مصالح الشركة والحقوق والحريات الأساسية للشخص المعني معًا، إذ قد تؤدي المعلومات الخاطئة إلى قرارات غير صائبة تمسّه مباشرة.

3.1.3 المعالجة لأغراض محددة وواضحة ومشروعة

يُصاغ غرض كل عملية معالجة بوضوح ودقة، وتُضمن مشروعيته. ويكون الغرض مشروعًا إذا كانت البيانات المعالَجة مرتبطة بنشاطنا أو بالخدمة التي نقدمها وضرورية لهما. ولا تُعالَج البيانات خارج الأغراض المحددة؛ ولذلك تُصاغ العقود والاستمارات ونصوص الإعلام التي تبيّن الأغراض بصورة واضحة ومحددة.

3.1.4 الارتباط بالغرض من المعالجة والاقتصار عليه والتناسب معه

يجب أن تكون البيانات المعالَجة صالحة لتحقيق الأغراض المحددة، ولا تُعالَج البيانات غير المرتبطة بالغرض أو غير الضرورية. ولا تجمع الشركة البيانات ولا تعالجها «احتياطًا»، أي لأغراض لم تنشأ بعد ويُتوقع ظهورها مستقبلًا. وإذا لزم معالجة البيانات لاحتياجات نشأت لاحقًا، تُستوفى شروط المعالجة المنصوص عليها في القانون من جديد كما لو كانت المعالجة تبدأ للمرة الأولى. وتقتصر البيانات المعالَجة على القدر اللازم لتحقيق الغرض، ووفقًا لمبدأ التناسب يُحافَظ على توازن معقول بين المعالجة والغرض المنشود.

3.1.5 الحفظ للمدة المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة أو اللازمة للغرض من المعالجة

إذا حددت التشريعات مدة لحفظ البيانات، تلتزم الشركة بها؛ وإذا لم توجد مدة كهذه، لا تُحفظ البيانات إلا للمدة اللازمة لغرض معالجتها. وعندما لا يبقى سبب مشروع لحفظها مدة أطول، تُمحى البيانات أو تُتلف أو تُجعل مجهولة الهوية. وترد تفاصيل مراحل الحفظ والإتلاف في السياسة المستقلة التي أعدّتها الشركة لهذا الموضوع.

3.2 ما الشروط التي تُعالَج بموجبها البيانات؟

القاعدة العامة أن الشركة لا تعالج البيانات الشخصية دون الموافقة الصريحة للشخص المعني. ولا تجوز المعالجة دون موافقة صريحة إلا عند توافر أحد الشروط التالية:

3.2.1 النص عليها صراحة في القوانين

في الحالات المنصوص عليها صراحة في القانون، يجوز للشركة معالجة البيانات الشخصية للشخص المعني دون موافقته الصريحة.

3.2.2 ضرورة حماية حياة أو سلامة جسد شخص عاجز عن إبداء موافقته أو شخص آخر

إذا لزم حماية حياة أو سلامة جسد شخص لا يستطيع التعبير عن موافقته بسبب استحالة فعلية أو لا يُعتد بموافقته قانونًا، أو حياة شخص آخر أو سلامة جسده، يجوز للشركة معالجة البيانات الشخصية دون موافقة صريحة.

3.2.3 ضرورة معالجة بيانات أطراف العقد لارتباطها المباشر بإبرامه أو تنفيذه

إذا كانت معالجة البيانات الشخصية لأطراف عقد ما ضرورية لارتباطها المباشر بإبرامه أو تنفيذه، يجوز للشركة معالجة بيانات الأشخاص المعنيين دون موافقة صريحة، وفق المجرى العادي للأمور وفي حدود هذا الغرض.

3.2.4 ضرورة وفاء الشركة بالتزام قانوني

إذا كان ذلك ضروريًا لوفاء الشركة بالتزاماتها القانونية بصفتها مسؤولة عن البيانات، يجوز لها معالجة بيانات الشخص المعني دون موافقة صريحة.

3.2.5 أن تكون البيانات معلنة من قبل صاحبها

بالنسبة إلى البيانات التي أعلنها الشخص المعني بنفسه، أي شاركها مع العموم بأي شكل، يُعتبر أن المصلحة القانونية الجديرة بالحماية قد زالت لأن البيانات أصبحت معروفة للجميع. ويجوز للشركة معالجة هذه البيانات في حدود الغرض من إعلانها.

3.2.6 إنشاء حق أو استعماله أو حمايته

إذا كانت معالجة البيانات ضرورية لاستعمال حق مشروع أو حمايته، يجوز للشركة معالجة بيانات الأشخاص المعنيين دون موافقة صريحة.

3.2.7 الضرورة للمصالح المشروعة شريطة عدم الإضرار بالحقوق والحريات الأساسية

شريطة عدم المساس بالحقوق والحريات الأساسية لأصحاب البيانات التي يحميها القانون والسياسة، يجوز معالجة البيانات الشخصية إذا كان ذلك ضروريًا للمصالح المشروعة للشركة. وتحرص الشركة في ذلك على مراعاة المبادئ الأساسية لحماية البيانات وعلى التوازن بين مصالحها ومصالح أصحاب البيانات. والمصلحة المشروعة هي مصلحة قانونية ومحددة وقائمة في الوقت الحاضر، وعلى قدر من الأهمية يسمح بموازنتها مع الحقوق والحريات الأساسية للشخص المعني. وتُطبَّق ضمانات إضافية لحماية حقوق الشخص، ويُحافَظ على توازن معقول بين مصلحة الشركة والحقوق والحريات الأساسية للفرد.

3.3 شروط معالجة البيانات ذات الطبيعة الخاصة

لا تُعالَج البيانات ذات الطبيعة الخاصة كذلك دون الموافقة الصريحة للشخص المعني. ولا تجوز المعالجة دون موافقة صريحة إلا عند توافر أحد الشروط التالية:

3.3.1 النص عليها صراحة في القوانين

في الحالات المنصوص عليها صراحة في القانون، لا تُشترط الموافقة الصريحة للبيانات ذات الطبيعة الخاصة باستثناء بيانات الصحة والحياة الجنسية.

3.3.2 حماية الصحة العامة والطب الوقائي والتشخيص الطبي والعلاج والرعاية وتخطيط الخدمات الصحية وإدارتها وتمويلها

لا يجوز معالجة بيانات الصحة والحياة الجنسية إلا من قبل أشخاص ملزمين بكتمان السر أو مؤسسات وجهات مخوّلة، وللأغراض التالية فقط: حماية الصحة العامة، والطب الوقائي، والتشخيص، والعلاج والرعاية، وتخطيط الخدمات الصحية وإدارتها وتمويلها.

3.4 نقل البيانات إلى أطراف ثالثة

شريطة اتخاذ تدابير الأمان اللازمة ووفقًا للمادة 8 من القانون، يجوز للشركة نقل البيانات الشخصية إلى أطراف ثالثة بناءً على واحد أو أكثر من شروط المعالجة التالية وفي حدودها:

• أن يكون الشخص المعني قد أبدى موافقته الصريحة؛
• أن تتضمن القوانين نصًا صريحًا بشأن نقل البيانات؛
• أن يكون النقل ضروريًا لحماية حياة أو سلامة جسد الشخص المعني العاجز عن إبداء موافقته بسبب استحالة فعلية أو الذي لا يُعتد بموافقته قانونًا، أو شخص آخر؛
• أن يكون نقل بيانات أطراف العقد ضروريًا لارتباطه المباشر بإبرامه أو تنفيذه؛
• أن يكون النقل ضروريًا لوفاء الشركة بالتزامها القانوني؛
• أن تكون البيانات قد أُعلنت من قبل صاحبها؛
• أن يكون النقل ضروريًا لإنشاء حق أو استعماله أو حمايته؛
• أن يكون النقل ضروريًا للمصلحة المشروعة للشركة دون الإضرار بالحقوق والحريات الأساسية للفرد.

أما البيانات ذات الطبيعة الخاصة فلا يجوز نقلها إلا مع تدابير حماية ملائمة، وبناءً على أحد الشروط التالية وفي حدوده فقط:

• أن يكون الشخص المعني قد أبدى موافقته الصريحة؛
• بالنسبة للبيانات الخاصة غير الصحة والحياة الجنسية، أن تتضمن القوانين نصًا صريحًا بشأن نقلها؛
• بالنسبة لبيانات الصحة والحياة الجنسية، أن يتولى النقل أشخاص ملزمون بكتمان السر أو مؤسسات وجهات مخوّلة، للأغراض الصحية المذكورة في القسم 3.3.2.

3.4.1 شروط نقل البيانات الشخصية إلى الخارج

باتخاذ تدابير الأمان اللازمة ووفقًا للمادة 9 من القانون، يجوز للشركة إرسال البيانات إلى جهات متلقية في الخارج عند الحصول على موافقة صريحة.

وعند توافر أحد الشروط الواردة في الفقرة الثانية من المادة 5 أو الفقرة الثالثة من المادة 6 من القانون، يجوز النقل إلى الخارج دون موافقة صريحة أيضًا، مع مراعاة أحكام الاتفاقيات الدولية التي تكون تركيا طرفًا فيها. وفي هذه الحالة لا يجوز النقل إلا إلى الدول التي أعلن مجلس KVK أنها توفر حماية كافية، أو، عند عدم توافر الحماية الكافية، إلى الدول التي تعهّد فيها المسؤولون عن البيانات في تركيا وفي الدولة الأجنبية المعنية كتابيًا بتوفير حماية كافية وحصلوا على إذن مجلس KVK.

4. فئات البيانات ومجموعات أصحاب البيانات

4.1 فئات البيانات الشخصية

لتوضيح نوع المعلومات المقصودة، جُمعت البيانات الشخصية التي تعالجها الشركة في الفئات أدناه. ويبيّن كل سطر ما تشمله الفئة ويقدّم أمثلة نموذجية عليها؛ والأمثلة استرشادية وليست حصرية:

الهوية	معلومات تبيّن من هو الشخص. أمثلة: الاسم واللقب، ورقم الهوية التركي، والحالة الاجتماعية، واسما الأب والأم، وتاريخ الميلاد ومكانه؛ ونسخ بطاقة الهوية ورخصة القيادة وجواز السفر التي تتضمن هذه المعلومات؛ والرقم الضريبي ورقم الضمان الاجتماعي، والتوقيع.
الاتصال	معلومات تتيح التواصل مع الشخص. أمثلة: العنوان، وأرقام الهاتف والفاكس، وعناوين البريد الإلكتروني وKEP (البريد الإلكتروني المسجّل).
الملف الوظيفي	معلومات تقوم عليها الحقوق الوظيفية. أمثلة: السيرة الذاتية والمسمى الوظيفي، ووثائق التعيين وترك العمل، ومعلومات التقاعد والضمان الاجتماعي، وكشوف الرواتب، وإقرارات الذمة المالية، ومعلومات الإجراءات التأديبية وتقييم الأداء.
الإجراءات القانونية	معلومات تُعالَج عندما تحدد الشركة مستحقاتها وحقوقها وتطالب بها، وتسدد ديونها، وتفي بالتزاماتها القانونية. أمثلة: الوكالات، ومضمون القرارات القضائية والإدارية، والمراسلات مع الجهات القضائية، وملفات الدعاوى.
أمن المباني والمنشآت	سجلات تنشأ عند دخول مباني الشركة والوجود فيها. أمثلة: تسجيلات كاميرات المراقبة، وسجلات المرور بالبطاقات والدخول والخروج، ولوحات أرقام المركبات.
المالية	وثائق وسجلات تعكس نتائج العلاقات المالية مع صاحب البيانات. أمثلة: معلومات الحسابات المصرفية والقروض، والميزانية، والملف المالي، ومعلومات التأمين والممتلكات.
الخبرة المهنية	معلومات التعليم والكفاءة المسجّلة أثناء التوظيف وبعده. أمثلة: الشهادات وكشوف الدرجات، والدورات والشهادات التدريبية، ورخصة القيادة، ومستوى اللغة الأجنبية، والمراجع.
التسجيلات المرئية والصوتية	الصور ومقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية التي يُحصل عليها خارج نطاق أمن المباني، والوثائق التي تتضمنها. أمثلة: الصور المرفقة بالاستمارات، وتسجيلات المقابلات المرئية والاجتماعات.
أمن العمليات	معلومات تُحفظ أثناء الأنشطة لضمان الأمن التقني والإداري والقانوني والتجاري للشخص وللشركة على حد سواء. أمثلة: عناوين IP، وبيانات حركة الموقع الإلكتروني، وسجلات الوصول إلى الإنترنت، وكلمات مرور المستخدمين.
فئات البيانات ذات الطبيعة الخاصة
المعلومات الصحية	بيانات تتعلق بالحالة الصحية للشخص. أمثلة: فصيلة الدم، ونتائج الفحوص، والتقارير الطبية، ومعلومات الإعاقة، والإجازات المرضية.
الأحكام الجزائية والتدابير الأمنية	وثائق تثبت الأحكام والتدابير الأمنية الصادرة بحق الشخص، وفي مقدمتها شهادة السجل العدلي.

4.2 مجموعات أصحاب البيانات

لا يتمتع بحماية السياسة والقانون إلا الأشخاص الطبيعيون؛ ولا تدخل في ذلك المعلومات المتعلقة بالأشخاص الاعتباريين حتى لو وردت في الوثائق نفسها. ويُصنَّف الأشخاص الطبيعيون الذين نعالج بياناتهم في المجموعات التالية بحسب طبيعة علاقتهم بالشركة. ولا يرد عاملو الشركة في هذا الجدول، إذ تسري عليهم سياسة مستقلة.

المرشح للعمل	الأشخاص الطبيعيون الذين تقدّموا بطلب عمل إلى شركتنا بأي وسيلة، أو عرضوا سيرتهم الذاتية والمعلومات المتعلقة بها على الشركة لدراستها.
المدرّب	الأشخاص الطبيعيون الذين يقدّمون التدريب لعاملي شركتنا في موضوعات مختلفة.
مقدّم الخدمة	الأشخاص الطبيعيون، أو الأشخاص الطبيعيون التابعون لأشخاص اعتباريين، ممن لا ينتمون إلى العملاء أو المقاولين من الباطن أو المورّدين، ويعملون باستقلال عن شركتنا وتربطهم بها علاقة عمل.
عامل مقدّم الخدمة	العاملون من الأشخاص الطبيعيين لدى أشخاص طبيعيين أو اعتباريين لا ينتمون إلى العملاء أو المقاولين من الباطن أو المورّدين، ويعملون باستقلال عن شركتنا وتربطهم بها علاقة عمل.
ممثل مقدّم الخدمة	الممثلون من الأشخاص الطبيعيين لأشخاص طبيعيين أو اعتباريين لا ينتمون إلى العملاء أو المقاولين من الباطن أو المورّدين، ويقدّمون خدماتهم لشركتنا باستقلال.
العميل	الأشخاص الطبيعيون، كالوكلاء والموزعين ونقاط البيع، الذين يوصلون منتجات شركتنا إلى المستخدم النهائي في إطار علاقة تعاقدية.
ممثل العميل	الممثلون من الأشخاص الطبيعيين للشركات التي تشتري منتجات شركتنا في إطار علاقة تعاقدية.
المساهم الشريك في الشركة	الأشخاص الذين يملكون حصة في رأس مال شركتنا.
المفوّض عن الشركة	الأشخاص الطبيعيون المخوّلون بإجراء التصرفات القانونية باسم شركتنا.
السائق	الأشخاص الطبيعيون الذين يقودون المركبات في عمليات التوريد أو البيع الخاصة بشركتنا، وترد بياناتهم في إشعارات التسليم ذات الصلة.
عامل المقاول من الباطن	العاملون المحددون أو القابلون للتحديد لدى أشخاص طبيعيين أو اعتباريين أقامت شركتنا معهم بموجب عقد علاقة صاحب العمل الأصلي والمقاول من الباطن.
الناقل	شركات النقل من الأشخاص الطبيعيين المشاركة في عمليات التوريد أو البيع الخاصة بشركتنا، والتي ترد بياناتها في إشعارات التسليم ذات الصلة.
المورّد	الأشخاص الطبيعيون الذين يزوّدون شركتنا بالمدخلات أو المواد الخام أو المنتجات لتقديم منتج أو خدمة.
ممثل المورّد	ممثلو الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الذين يزوّدون شركتنا بالمدخلات أو المواد الخام أو المنتجات لتقديم منتج أو خدمة.
الأشخاص المرجعيون وجهات اتصال الطوارئ (أطراف ثالثة)	أشخاص طبيعيون لا تربطهم بشركتنا علاقة قانونية مباشرة، وقد حُصل على بياناتهم بطريقة مشروعة وغير مباشرة.
الزائر	جميع الأشخاص الطبيعيين الذين يدخلون منشآت شركتنا أو يزورون مواقعنا الإلكترونية لأي غرض كان.

5. طريقة جمع البيانات وأسسه القانونية

5.1 كيف تُجمع البيانات الشخصية

وفقًا للأغراض المبيّنة في القسم 6.1، تجمع الشركة البيانات الشخصية بوسائل آلية أو غير آلية، كليًا أو جزئيًا، شفهيًا أو كتابيًا أو إلكترونيًا. وأهم القنوات هي التالية، دون أن يقتصر الجمع عليها:

• استمارات طلب العمل واستمارات بيانات الموظفين؛
• جميع الوثائق المقدمة إلى الشركة؛
• الرسائل والبريد الإلكتروني الوارد؛
• المقسم الهاتفي وهواتف الشركة؛
• برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) والرواتب، والخوادم وغيرها من البرامج ذات الصلة؛
• فواتير الشراء والبيع؛
• وثائق التأمين الصحي والتقارير الطبية؛
• أنظمة كاميرات المراقبة؛
• عاملو الأقسام الأخرى في الشركة، والأطراف الثالثة (شركات المقاولة من الباطن)، وأصحاب البيانات أنفسهم.

5.2 الأسس القانونية للجمع

في إطار المادتين 5 و6 من القانون، تُجمع البيانات الشخصية بناءً على أحد الأسس القانونية التالية:

• الموافقة الصريحة للشخص المعني؛
• النص الصريح في القانون؛
• إعلان البيانات من قبل صاحبها؛
• ضرورة معالجة بيانات الأطراف لارتباطها المباشر بإبرام العقد أو تنفيذه؛
• ضرورة وفاء الشركة بالتزامها القانوني؛
• ضرورة إنشاء حق أو استعماله أو حمايته؛
• الضرورة للمصلحة المشروعة للشركة دون الإضرار بالحقوق والحريات الأساسية للفرد.

6. أغراض معالجة البيانات الشخصية

6.1 فئات البيانات وأغراض المعالجة بحسب مجموعات الأشخاص

لكل مجموعة من المجموعات المعرّفة أعلاه، تُعرض أدناه فئات البيانات المعالَجة والأغراض التي تُعالَج من أجلها. (لا يجوز أن ينتمي الشخص الطبيعي إلا إلى مجموعة واحدة.) ولكل مجموعة تُذكر أولًا أنواع البيانات المعالَجة، ثم أغراض استخدامها. ويُشرح مضمون الفئات في جدول القسم 4.1، وتعريف المجموعات في جدول القسم 4.2.

• المرشح للعمل
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي، البيانات الصحية، بيانات السوابق الجنائية (الأحكام الجزائية والتدابير الأمنية)، بيانات الخبرة المهنية والتعليم
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: استلام طلبات التوظيف ودراستها واستكمال إجراءاتها، اختيار المرشحين المناسبين وتوظيفهم، تنظيم تكليف الموظفين وانتدابهم وتوزيعهم على المهام، تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها.
• عامل المقاول من الباطن
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي، البيانات الصحية، بيانات السوابق الجنائية (الأحكام الجزائية والتدابير الأمنية)، بيانات أمن العمليات، بيانات الخبرة المهنية والتعليم، التسجيلات المرئية والصوتية، سجلات أمن المباني والمنشآت، بيانات الإجراءات القانونية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، تخطيط المزايا الإضافية للعاملين وإدارتها، تخطيط الإجازات السنوية ومنحها ومتابعتها، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، منح صلاحيات الوصول إلى الأنظمة والمناطق وإدارتها، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تأمين المباني والمنشآت، أي أماكن العمل التابعة للشركة، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، إجراء التدقيق الداخلي والتحقيقات وأنشطة جمع المعلومات، تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، التعامل مع حوادث العمل ومتابعة ما يترتب عليها، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، إجراءات الاستفادة من حوافز أصحاب العمل، تنظيم الفعاليات والمناسبات، تقييم أداء العاملين، متابعة حضور الموظفين ودوامهم، تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها، العمليات المتعلقة بعقود المقاولة من الباطن، حماية الأموال المنقولة وسائر الموارد، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة.
• المدرّب
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها.
• مقدّم الخدمة
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي، البيانات المالية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، إصدار الفواتير وإجراء المحاسبة عليها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، تنظيم تكليف الموظفين وانتدابهم وتوزيعهم على المهام، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، الحفاظ على التواصل المستمر مع الشركاء التجاريين وجهات الاتصال، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، إدارة الخدمات اللوجستية والنقل والشحن، عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها، سداد المدفوعات في مواعيدها، تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها.
• عامل مقدّم الخدمة
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، تنظيم تكليف الموظفين وانتدابهم وتوزيعهم على المهام، الحفاظ على التواصل المستمر مع الشركاء التجاريين وجهات الاتصال، التعامل مع حوادث العمل ومتابعة ما يترتب عليها، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، إدارة الخدمات اللوجستية والنقل والشحن، تنظيم الفعاليات والمناسبات، تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة.
• ممثل مقدّم الخدمة
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي، بيانات الاتصال، بيانات الإجراءات القانونية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها، عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها.
• العميل
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي، البيانات المالية، بيانات الإجراءات القانونية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، إعداد عروض الأسعار وإرسالها إلى العملاء، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، الحفاظ على التواصل المستمر مع الشركاء التجاريين وجهات الاتصال، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، تنفيذ عمليات الاستيراد والتصدير، إدارة الخدمات اللوجستية والنقل والشحن، تقديم خدمات ما بعد البيع، عمليات بيع السلع والخدمات، إدارة العلاقات مع العملاء، الأنشطة الهادفة إلى قياس رضا العملاء وتحسينه، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، الوفاء الكامل وفي الوقت المحدد بالالتزامات الضريبية، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة.
• ممثل العميل
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها.
• المساهم / الشريك في الشركة
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الإجراءات القانونية، البيانات المالية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: تشغيل العمليات التي تضمن أمن المعلومات وأنظمة الشركة، الأنشطة الرامية إلى رفع رضا العاملين وتعزيز ارتباطهم بالشركة، تقديم المعلومات المطلوبة لتقييم الحدود الائتمانية للعاملين، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، منح صلاحيات الوصول إلى الأنظمة والمناطق وإدارتها، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة، أنشطة هيئات الإدارة في الشركة.
• المفوّض عن الشركة
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الإجراءات القانونية، التسجيلات المرئية والصوتية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، تشغيل العمليات التي تضمن أمن المعلومات وأنظمة الشركة، الأنشطة الرامية إلى رفع رضا العاملين وتعزيز ارتباطهم بالشركة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، تخطيط المزايا الإضافية للعاملين وإدارتها، تقديم المعلومات المطلوبة لتقييم الحدود الائتمانية للعاملين، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، منح صلاحيات الوصول إلى الأنظمة والمناطق وإدارتها، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، إجراء التدقيق الداخلي والتحقيقات وأنشطة جمع المعلومات، تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، التعامل مع حوادث العمل ومتابعة ما يترتب عليها، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، تنظيم الفعاليات والمناسبات، تقييم أداء العاملين، تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة، أنشطة هيئات الإدارة في الشركة.
• السائق
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، إصدار الفواتير وإجراء المحاسبة عليها، إصدار إشعارات التسليم واستلامها، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، الوفاء الكامل وفي الوقت المحدد بالالتزامات الضريبية.
• الناقل
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، إصدار الفواتير وإجراء المحاسبة عليها، إصدار إشعارات التسليم واستلامها، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، الوفاء الكامل وفي الوقت المحدد بالالتزامات الضريبية.
• المورّد
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال، بيانات الملف الوظيفي، البيانات المالية، بيانات الإجراءات القانونية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، إصدار الفواتير وإجراء المحاسبة عليها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها، سداد المدفوعات في مواعيدها، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، جمع العروض من المورّدين، إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها.
• ممثل المورّد
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي، بيانات الاتصال، بيانات الإجراءات القانونية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة، متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف، عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها، إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها، جمع العروض من المورّدين، إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها.
• أطراف ثالثة (الشخص المرجعي)
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي، بيانات الاتصال
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: اختيار المرشحين المناسبين وتوظيفهم، استلام طلبات التوظيف ودراستها واستكمال إجراءاتها، تنظيم تكليف الموظفين وانتدابهم وتوزيعهم على المهام، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية.
• أطراف ثالثة (جهة اتصال الطوارئ للعامل)
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الاتصال
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها.
• الزائر
  فئات البيانات التي تُعالَج لهذه المجموعة: بيانات الهوية، بيانات الملف الوظيفي، سجلات أمن المباني والمنشآت، التسجيلات المرئية والصوتية
  الأغراض التي تُعالَج من أجلها هذه البيانات: الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة، الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات، إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة، مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها، تأمين المباني والمنشآت، أي أماكن العمل التابعة للشركة، تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها، أنشطة هيئات الإدارة في الشركة، أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل، تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة، مسك سجلات الزوار ومراقبتها.

المعالجة داخل أماكن العمل

لضمان الأمن في مباني الشركة ومنشآتها، تُسجَّل عمليات الدخول والخروج وتخضع المناطق المشتركة للمراقبة بالكاميرات. وتوضع لافتات إعلامية في المناطق المراقَبة، بحيث يعلم كل من يدخلها مسبقًا بأن التسجيل جارٍ.

تُحفظ سجلات الوصول إلى خدمة الإنترنت المتاحة في منشآتنا وفقًا للقانون رقم 5651 الذي ينظم النشر عبر الإنترنت ومكافحة الجرائم المرتكبة من خلاله، وسائر التشريعات ذات الصلة. وتُحفظ هذه السجلات خلال المدد القانونية، ويجوز تقديمها إلى السلطات العامة المختصة عند طلبها، واستخدامها عند الحاجة في عمليات التفتيش للوفاء بالالتزام القانوني ذي الصلة.

المعالجة عبر موقعنا الإلكتروني

تسجّل أنظمتنا تلقائيًا بيانات حركة زوار الموقع الإلكتروني لضمان أمن المعلومات. وإضافة إلى ذلك، يلزم القانون رقم 5651 والتشريعات المرتبطة به مقدّمي خدمات الاستضافة بتسجيل بيانات حركة المواقع الإلكترونية وحفظها. وتجدون معلومات أكثر تفصيلًا عن البيانات التي تُجمع عبر الموقع في إشعار الخصوصية الخاص بالموقع.

المعالجة في قنوات الاتصال

تراقب الشركة وتسجّل المراسلات والمحادثات التي تتم عبر الهاتف (مركز الاتصال) والبريد والبريد الإلكتروني والوسائل المماثلة، وذلك لتسيير الأنشطة والإشراف عليها ومتابعة الطلبات والشكاوى. ولا ينبغي استخدام هذه القنوات لأغراض لا تتعلق بالعلاقة التجارية، بما في ذلك المراسلات الشخصية.

7. أغراض النقل والأشخاص والجهات المتلقية

7.1 أغراض النقل

يتم النقل مع مراعاة الشروط الواردة في المادتين 8 و9 من القانون، ويقتصر على أحد الأغراض التالية. ولا تُنقل البيانات أبدًا لمجرد أن جهة ما طلبتها؛ إذ يجب دائمًا وجود غرض من هذه القائمة وأساس قانوني للنقل:

• الاستعداد لحالات الطوارئ وإدارتها بصورة منظمة وفعالة
• تشغيل العمليات التي تضمن أمن المعلومات وأنظمة الشركة
• اختيار المرشحين المناسبين وتوظيفهم
• استلام طلبات التوظيف ودراستها واستكمال إجراءاتها
• الأنشطة الرامية إلى رفع رضا العاملين وتعزيز ارتباطهم بالشركة
• الوفاء بالتزامات الشركة تجاه العاملين الناشئة عن عقد العمل والتشريعات
• تخطيط المزايا الإضافية للعاملين وإدارتها
• تقديم المعلومات المطلوبة لتقييم الحدود الائتمانية للعاملين
• تخطيط الإجازات السنوية ومنحها ومتابعتها
• إجراء عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وضمان الالتزام بقواعد الأخلاقيات في الشركة
• تخطيط برامج التدريب والتطوير المهني وتنفيذها
• منح صلاحيات الوصول إلى الأنظمة والمناطق وإدارتها
• مواءمة جميع أنشطة الشركة مع التشريعات النافذة ومتابعة الالتزام بها
• متابعة الشؤون القانونية والدعاوى والنزاعات وإدارتها
• إصدار الفواتير وإجراء المحاسبة عليها
• تسيير الأعمال المالية والمحاسبية وأعمال القيود في الشركة
• إعداد عروض الأسعار وإرسالها إلى العملاء
• تأمين المباني والمنشآت، أي أماكن العمل التابعة للشركة
• تنظيم تكليف الموظفين وانتدابهم وتوزيعهم على المهام
• إجراء التدقيق الداخلي والتحقيقات وأنشطة جمع المعلومات
• الحفاظ على التواصل المستمر مع الشركاء التجاريين وجهات الاتصال
• تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية
• إصدار إشعارات التسليم واستلامها
• تسيير الأنشطة اليومية للشركة والإشراف عليها ومتابعتها
• التعامل مع حوادث العمل ومتابعة ما يترتب عليها
• أنشطة الصحة والسلامة في مكان العمل
• ضمان استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في جميع الظروف
• إجراءات الاستفادة من حوافز أصحاب العمل
• تنفيذ عمليات الاستيراد والتصدير
• إدارة الخدمات اللوجستية والنقل والشحن
• عمليات شراء السلع والخدمات اللازمة وتوريدها
• تقديم خدمات ما بعد البيع
• عمليات بيع السلع والخدمات
• إدارة العلاقات مع العملاء
• الأنشطة الهادفة إلى قياس رضا العملاء وتحسينه
• تنظيم الفعاليات والمناسبات
• سداد المدفوعات في مواعيدها
• تقييم أداء العاملين
• متابعة حضور الموظفين ودوامهم
• تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها
• إعداد العقود مع الأطراف المتعاقدة وتوقيعها وتنفيذها ومتابعتها
• العمليات المتعلقة بعقود المقاولة من الباطن
• حماية الأموال المنقولة وسائر الموارد
• تخطيط التمارين والمناورات وتنفيذها
• جمع العروض من المورّدين
• إدارة سلسلة التوريد بأكملها من بدايتها إلى نهايتها
• الوفاء الكامل وفي الوقت المحدد بالالتزامات الضريبية
• تقديم المعلومات اللازمة في كل حالة إلى الأشخاص والسلطات والمؤسسات المختصة
• أنشطة هيئات الإدارة في الشركة

7.2 الأشخاص والجهات التي تُنقل إليها البيانات

يجوز النقل إلى الجهات المتلقية المذكورة أدناه في حدود مجموعات الأشخاص والبيانات التي يقتضيها غرض النقل. وتُحدَّد البيانات المرسلة إلى كل جهة بحسب الغرض الوارد في القسم 7.1 ومجموعة الشخص المعني الواردة في القسم 4.2:

• الأشخاص الطبيعيون والاعتباريون في القطاع الخاص: المصارف؛ وعملاؤنا ومورّدونا؛ والمحاسبون القانونيون (SMMM) والمستشارون الماليون المحلّفون الذين يقدّمون خدمات المحاسبة؛ ومستشارنا القانوني؛ والمدققون؛ وشركات التدريب؛ ومستشارو OSGB (الصحة والسلامة المهنية)؛ وشركة استشارات بيئية؛ ومورّد البرمجيات لدينا.
• المؤسسات والجهات العامة المختصة: المحاكم وكتّاب العدل؛ والمديرية العامة للأمن (EGM) والدرك؛ ومؤسسة الضمان الاجتماعي (SGK)؛ ووزارة العمل والضمان الاجتماعي ووزارة الصحة؛ والجهات الضريبية (رئاسة إدارة الإيرادات)؛ والجهات العامة المشاركة في إجراءات الحوافز؛ والمؤسسات الصحية المخوّلة عند الحاجة؛ والجهات العامة المعنية عند التفتيش.

8. إتلاف البيانات ومدد الحفظ

8.1 إتلاف البيانات الشخصية

إذا تضمنت قوانين أخرى أحكامًا خاصة بالإتلاف، تُطبَّق تلك الأحكام. وفي غير ذلك، فإن البيانات التي زال سبب معالجتها، حتى لو عولجت بصورة مشروعة، تُمحى أو تُتلف أو تُجعل مجهولة الهوية وفق سياسة الحفظ والإتلاف لدينا، إما بمبادرة من الشركة أو بناءً على طلب صاحب البيانات.

• المحو: لا يعود بإمكان المستخدمين المعنيين الوصول إلى البيانات ولا إعادة استخدامها بأي حال.
• الإتلاف: تُجعل البيانات في حالة لا يمكن لأحد معها الوصول إليها بأي وسيلة أو استعادتها أو إعادة استخدامها.
• الإخفاء (جعل البيانات مجهولة الهوية): باستخدام أساليب مثل الإخفاء الجزئي وحذف المتغيرات والتعميم، تُجعل البيانات في حالة لا يمكن معها ربطها بأي شكل بشخص طبيعي محدد أو قابل للتحديد، حتى عند مطابقتها مع بيانات أخرى.

8.2 مدد الحفظ

عند تحديد مدة الحفظ يُرجَع أولًا إلى التشريعات: فتُحفظ البيانات الشخصية خلال المدد التي تحددها القوانين واللوائح ذات الصلة. وإذا لم تنص التشريعات على مدة، تُحفظ البيانات وفق سياسة الحفظ والإتلاف لدينا للمدة اللازمة لتحقيق غرض المعالجة، ثم تُمحى أو تُتلف أو تُجعل مجهولة الهوية ضمن دورات الإتلاف الدورية.

9. إعلام صاحب البيانات وحقوقه بموجب القانون

9.1 إعلام الشخص المعني

وفقًا للمادة 10 من قانون KVK، تُعلِم الشركة الأشخاص المعنيين عند الحصول على بياناتهم الشخصية. ويشمل الإعلام، عند الاقتضاء، هوية ممثل الشركة، وغرض المعالجة، والجهات التي يجوز نقل البيانات إليها والغرض من ذلك، وطريقة الجمع وأساسه القانوني، والحقوق التي يتمتع بها الشخص المعني.

9.2 الحالات التي لا تُطبَّق فيها السياسة والقانون كليًا أو جزئيًا

يحدد القانون نفسه حالات تخرج كليًا أو جزئيًا عن نطاقه. وبناءً على ذلك، لا تُطبَّق هذه السياسة وأحكام القانون في الحالات التالية:

• معالجة الأشخاص الطبيعيين للبيانات حصرًا في إطار أنشطة تخصهم أو تخص أفراد أسرهم المقيمين معهم، شريطة عدم إعطائها لأطراف ثالثة والالتزام بواجبات أمن البيانات؛
• معالجة البيانات في إطار الإحصاءات الرسمية، أو بعد جعلها مجهولة الهوية لأغراض مثل البحث والتخطيط والإحصاء؛
• المعالجة لأغراض فنية أو تاريخية أو أدبية أو علمية، أو في إطار حرية التعبير؛ شريطة ألا تشكّل جريمة وألا تنتهك الخصوصية أو الحقوق الشخصية أو الدفاع الوطني أو الأمن القومي أو الأمن والنظام العامين أو الأمن الاقتصادي؛
• معالجة البيانات من قبل المؤسسات والجهات العامة المكلّفة والمخوّلة قانونًا بضمان الدفاع الوطني أو الأمن القومي أو الأمن العام أو النظام العام أو الأمن الاقتصادي، في إطار الأنشطة الوقائية والحمائية والاستخباراتية؛
• معالجة البيانات من قبل السلطات القضائية أو جهات التنفيذ فيما يتعلق بالتحقيق أو الملاحقة أو المحاكمة أو التنفيذ.

وإضافة إلى ذلك، في الحالات التالية، وشريطة أن تكون المعالجة متوافقة ومتناسبة مع أهداف السياسة والقانون ومبادئهما الأساسية، لا تُطبَّق المادة 10 الخاصة بواجب الإعلام، والمادة 11 الخاصة بحقوق الشخص المعني (باستثناء الحق في المطالبة بالتعويض عن الضرر)، والمادة 16 الخاصة بواجب التسجيل في السجل:

• أن تكون المعالجة ضرورية لمنع ارتكاب جريمة أو لتحقيق جنائي؛
• أن تُعالَج بيانات أعلنها الشخص المعني بنفسه؛
• أن تكون المعالجة ضرورية لقيام المؤسسات العامة المخوّلة قانونًا والمنظمات المهنية ذات الصفة العامة بمهام الإشراف أو التنظيم، أو بالتحقيقات أو الملاحقات التأديبية؛
• أن تكون المعالجة ضرورية لحماية المصالح الاقتصادية والمالية للدولة في الشؤون المتعلقة بالموازنة والضرائب والمالية.

9.3 حقوق الشخص المعني بموجب القانون

وفقًا للمادة 10 من القانون، تُعلِم الشركة الأشخاص المعنيين بحقوقهم، وتوضح لهم كيفية ممارستها، وتنشئ العمليات الداخلية والآليات الإدارية والتقنية اللازمة لذلك. وبموجب المادة 11 من القانون، يحق لكل شخص تُعالَج بياناته الشخصية:

• معرفة ما إذا كانت بياناته تُعالَج؛
• طلب المعلومات المتعلقة بذلك إن كانت تُعالَج؛
• معرفة غرض المعالجة وما إذا كانت البيانات تُستخدم بما يتوافق معه؛
• معرفة الأطراف الثالثة التي نُقلت إليها بياناته داخل تركيا أو خارجها؛
• طلب تصحيح البيانات المعالَجة بشكل ناقص أو خاطئ؛
• طلب محو البيانات أو إتلافها عند توافر الشروط الواردة في المادة 7 من القانون؛
• طلب إبلاغ الأطراف الثالثة التي نُقلت إليها البيانات بالتصحيح أو المحو أو الإتلاف الذي أُجري وفق البندين (d) و(e) (القانون، المادة 11)؛
• الاعتراض على نتيجة في غير صالحه تنشأ عن تحليل البيانات المعالَجة حصرًا بواسطة أنظمة آلية؛
• المطالبة بالتعويض عن الضرر الذي لحق به بسبب المعالجة غير المشروعة لبياناته.

يمكن تقديم الطلبات المتعلقة بتطبيق القانون بملء استمارة الطلب المتاحة على موقعنا الإلكتروني (www.general-makina.com.tr). ويمكن تسليم الاستمارة المعبّأة كتابيًا وباليد إلى عنوان الشركة (Yazıbaşı Sanayi Bölgesi, Balkan Cad. 322 Sk. 29 Ekim Torbalı/İzmir/Türkiye)، أو إرسالها عن طريق كاتب العدل، أو إرسالها إلكترونيًا إلى عنوان KEP الخاص بنا ([email protected]) باستخدام توقيع إلكتروني آمن أو توقيع عبر الهاتف المحمول.

وإذا كان لدى الشخص المعني عنوان بريد إلكتروني سبق أن أبلغه للشركة وهو مسجّل في نظامنا، فيمكنه أيضًا إرسال الطلب من هذا العنوان إلى [email protected].

يجب أن يتضمن الطلب المعلومات التالية:

• الاسم واللقب، والتوقيع في الطلبات الكتابية؛
• رقم الهوية التركي للمواطنين الأتراك؛ والجنسية مع رقم جواز السفر أو رقم الهوية إن وُجد للأجانب؛
• عنوان الإقامة أو العمل لأغراض التبليغ؛
• عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والفاكس لأغراض التبليغ، إن وُجدت؛
• موضوع الطلب.

كما يجب إرفاق المعلومات والوثائق المتعلقة بالموضوع بالطلب. فالمعلومات الكاملة تسهّل التحقق من هوية مقدّم الطلب وتتيح دراسة الطلب دون تأخير.

يُبتّ في الطلبات بأسرع ما يمكن بحسب طبيعتها، وفي جميع الأحوال خلال ثلاثين يومًا ودون مقابل. وإذا ترتبت على الإجراء تكلفة إضافية، يجوز تحصيل رسم وفق التعرفة التي يحددها المجلس.

يجوز قبول الطلب أو رفضه مع بيان الأسباب، ويُبلَّغ مقدّم الطلب بالنتيجة كتابيًا أو إلكترونيًا. وفي حال قبول الطلب، تُنفَّذ الإجراءات اللازمة في أسرع وقت ويُبلَّغ الشخص المعني. وإذا كان الطلب ناشئًا عن خطأ من الشركة، يُعاد الرسم المحصَّل إلى الشخص المعني.

إذا رُفض الطلب، أو اعتُبر الرد غير كافٍ، أو لم يُرد عليه في المدة المحددة، يجوز للشخص المعني تقديم شكوى إلى المجلس خلال ثلاثين يومًا من تاريخ علمه بالرد، على ألا تتجاوز هذه المدة في أي حال ستين يومًا من تاريخ تقديم الطلب.