Notre politique d'entreprise relative à la protection et au traitement des données personnelles

Cette politique explique selon quels principes et fondements juridiques notre société traite les données personnelles, quelles catégories de données et quels groupes de personnes elle couvre, à qui les données sont transférées, combien de temps elles sont conservées et comment elles sont détruites, ainsi que la manière d'exercer les droits prévus par la loi n° 6698.

La présente Politique comprend neuf parties : dispositions générales et définitions ; mesures de protection des données ; principes et conditions du traitement et du transfert ; catégories de données et groupes de personnes ; mode de collecte et fondements juridiques ; finalités du traitement ; finalités du transfert et destinataires ; destruction et durées de conservation ; enfin, information de la personne concernée et ses droits. Vous pouvez accéder directement au sujet recherché grâce au titre de la section correspondante ; la numérotation des sections sert également aux renvois internes du texte.

Dispositions générales

1.1 Introduction

En matière de protection et de traitement des données personnelles, notre société, dont la raison sociale est General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (ci-après la « Société »), accorde la priorité absolue aux droits et libertés fondamentaux des personnes et, au premier rang de ceux-ci, au respect de la vie privée garanti par l'article 20 de la Constitution. Dans le cadre de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles (la « Loi » ou « Loi KVK »), la Société veille à ce que les données soient protégées et traitées de manière licite et organise l'ensemble de sa planification et de ses activités selon ce principe.

Nous n'envisageons pas la protection et le traitement des données personnelles, sur lesquels repose le respect de la vie privée, sous le seul angle de la conformité réglementaire : le point de départ de notre démarche est la valeur que nous accordons à la personne humaine. Dans cet esprit, la Société prend toutes les mesures administratives et techniques nécessaires à une protection et à un traitement licites des données personnelles.

1.2 Objet de la Politique

Le présent document, dénommé ci-après simplement la « Politique », poursuit deux objectifs conformes à la finalité de la Loi. Le premier est de protéger le plus largement possible les droits et libertés fondamentaux des personnes, en particulier le respect de la vie privée au sens de l'article 20 de la Constitution, à l'égard des données personnelles traitées en tout ou partie par des moyens automatisés, ou par des moyens non automatisés à condition qu'elles fassent partie d'un système d'enregistrement de données. Le second est d'expliquer aux personnes concernées (titulaires des données) les obligations assumées par la Société ainsi que les procédures et principes qu'elle suit en application de la Loi.

En lien avec ces objectifs, la Politique vise une conformité totale à la législation dans toutes les activités de protection et de traitement des données menées par la Société, ainsi que la protection du droit des personnes concernées au respect de leur vie privée et à la sécurité de leurs données.

1.3 Champ d'application de la Politique

La Politique a été établie uniquement pour les personnes physiques et s'applique aux groupes suivants : personnes candidates à un emploi ; formateurs ; prestataires de services ainsi que leurs salariés et représentants ; clients et représentants de clients ; fournisseurs et représentants de fournisseurs ; salariés de sous-traitants ; chauffeurs et transporteurs ; associés actionnaires et représentants de la société ; tiers désignés comme référence ou indiqués comme contact d'urgence d'un salarié ; visiteurs. En publiant la Politique sur son site internet, la Société informe ces personnes concernées au sujet de la Loi.

Les personnes morales, en quelque qualité que ce soit, n'entrent pas dans le champ d'application de la Politique, la Loi ne protégeant que les données des personnes physiques. Pour les salariés de la Société s'applique la « Politique de traitement des données personnelles des salariés », établie séparément.

La Politique s'applique lorsque les données des personnes énumérées ci-dessus sont traitées par la Société en tout ou partie par des moyens automatisés, ou par des moyens non automatisés à condition qu'elles fassent partie d'un système d'enregistrement de données. Si une information ne constitue pas une « donnée personnelle » au sens défini ci-après, ou si le traitement a lieu en dehors de ces moyens, la Politique ne s'applique pas.

1.4 Définitions

Lorsque les termes ci-dessous apparaissent dans la présente Politique, ils doivent être compris dans le sens indiqué dans le tableau suivant. Les définitions correspondent à celles de la Loi et des textes d'application adoptés par l'Autorité de protection des données personnelles :

Consentement explicite	Accord portant sur une question déterminée, donné après information préalable et traduisant la libre volonté de la personne.
Rendre public	Mettre une information à la disposition de tous. L'article 5 de la loi n° 6698 range les données rendues publiques par la personne concernée elle-même parmi les exceptions à la règle selon laquelle un consentement explicite doit être obtenu avant le traitement.
Obligation d'information	Obligation du responsable du traitement d'indiquer aux personnes dont il traite les données qui les traite, dans quel but et sur quel fondement juridique, ainsi qu'à qui et dans quel but elles peuvent être transférées.
Utilisateur concerné	Personnes qui traitent des données personnelles au sein de l'organisation du responsable du traitement ou en vertu de l'autorisation et des instructions reçues de celui-ci, à l'exception de la personne ou de l'unité chargée du stockage technique, de la protection et de la sauvegarde des données.
Destruction (notion générale)	Terme commun désignant l'effacement, la destruction et l'anonymisation.
Traitement des données personnelles	Toute opération portant sur des données personnelles, effectuée en tout ou partie par des moyens automatisés, ou par des moyens non automatisés à condition de faire partie d'un système d'enregistrement de données : par exemple l'obtention, l'enregistrement, le stockage, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert, la reprise, la mise à disposition, la classification ou le blocage de l'utilisation.
Conseil KVK	Le Conseil de protection des données personnelles.
Personne concernée / titulaire des données	Toute personne physique dont les données (y compris de catégorie particulière) sont traitées et qui appartient à l'un des groupes cités dans le champ d'application de la Politique : candidats, formateurs, prestataires de services et leurs salariés et représentants, clients et leurs représentants, fournisseurs et leurs représentants, salariés de sous-traitants, chauffeurs, transporteurs, associés actionnaires, représentants de la société, personnes de référence et contacts d'urgence, ainsi que visiteurs.
Donnée personnelle	Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Autorité	L'Autorité de protection des données personnelles, composée du Conseil et de la Présidence.
Traitement automatisé des données	Traitement effectué sans intervention humaine par des appareils dotés d'un processeur (ordinateur, téléphone, montre, etc.) au moyen de leurs fonctions logicielles ou matérielles, dans le cadre d'algorithmes préétablis.
Donnée personnelle de catégorie particulière	Données relatives à la race, à l'origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou aux autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l'appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, à la santé, à la vie sexuelle, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que les données biométriques et génétiques.
Registre	Le Registre des responsables du traitement.
Société / notre société	Le responsable du traitement qui publie la présente Politique, à savoir General Taş Kırma Makinaları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi.
Sous-traitant des données	Personne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement et dans les limites de l'autorisation reçue de celui-ci.
Système d'enregistrement de données	Tout système d'enregistrement dans lequel les données sont organisées et traitées selon des critères définis à l'avance.
Catégorie de données	Classe regroupant, selon des caractéristiques communes, les données personnelles d'un ou plusieurs groupes de personnes concernées.
Groupe de personnes concernées	Ensemble des personnes concernées dont les données sont traitées par le responsable du traitement.
Responsable du traitement	Personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles et qui met en place et gère le système d'enregistrement de données.

1.5 Entrée en vigueur

La Politique élaborée par la Société est en vigueur depuis le 25/11/2022. Afin que chacun puisse la consulter, le texte est publié sur notre site internet www.general-makina.com.tr.

2. Protection des données personnelles

2.1 Sécurité des données

Comme l'exige la Loi, la Société prend toutes les mesures administratives et techniques assurant un niveau de sécurité approprié afin de conserver les données personnelles en toute sécurité et d'empêcher leur traitement illicite ainsi que tout accès illicite à celles-ci. Ces mesures sont décrites en détail dans une politique distincte régissant les processus de conservation et de destruction de la Société.

Pour garantir qu'elle agit conformément à la Loi et aux autres textes applicables, la Société a mis en place un « Système de management de la protection des données personnelles ». Un Comité de protection des données personnelles a en outre été constitué au sein de la Société pour mettre en œuvre la présente Politique et les politiques qui s'y rattachent.

2.2 Contrôle

Afin d'assurer la sécurité des données ainsi que le fonctionnement régulier et continu des mesures adoptées, la Société procède elle-même aux contrôles nécessaires ou les fait réaliser par des tiers. Le contrôle des mesures de sécurité relève du Comité de protection des données personnelles, qui en évalue régulièrement l'efficacité. Si des lacunes sont constatées lors des contrôles, les corrections nécessaires sont apportées sans délai.

2.3 Confidentialité

Afin que les responsables du traitement et les sous-traitants concernés ne communiquent pas à des tiers les données personnelles en leur possession en violation de la Loi et de la Politique, et ne les utilisent pas en dehors de la finalité du traitement, la Société prend toutes les mesures administratives et techniques nécessaires, proportionnées aux possibilités technologiques et aux coûts de mise en œuvre. Les salariés reçoivent à cet effet des informations et des formations sur la Loi et la Politique, et des accords de confidentialité sont signés avec les salariés concernés dans le cadre du processus de recrutement.

2.4 Divulgation non autorisée des données

Si des données personnelles traitées par la Société parviennent illicitement entre les mains de tiers, la Société veille à ce que la personne concernée et le Conseil soient informés dans les délais fixés par le Conseil KVK. Si le Conseil KVK l'estime nécessaire, l'incident est annoncé sur son site officiel ou par tout autre moyen que le Conseil juge approprié pour informer le public.

2.5 Respect des droits des personnes concernées

Tous les droits légaux découlant de l'application de la Politique et de la Loi sont respectés par la Société, qui prend toutes les mesures nécessaires à leur protection. Les demandes des personnes concernées sont examinées selon la procédure décrite à la section 9.3.

2.6 Protection des catégories particulières de données

Les catégories particulières de données définies à la section 1.4 (telles que la race, l'origine ethnique, les convictions, la santé, la vie sexuelle, l'appartenance syndicale, les condamnations pénales, les données biométriques et génétiques) relèvent d'un régime de protection spécifique. Si de telles données venaient à être connues de tiers, la personne concernée pourrait subir un préjudice ou une discrimination. Consciente de ce risque, la Société applique avec le plus grand soin les mesures adéquates prescrites par le Conseil pour protéger ces données qu'elle traite de manière licite. Il existe en outre une politique et une procédure systématiques, aux règles claires, gérables et durables, consacrées exclusivement à la sécurité des catégories particulières de données.

3. Traitement et transfert des données personnelles

3.1 Principes généraux du traitement et du transfert

La Société traite les données personnelles selon les procédures et principes établis par la Loi et par la présente Politique et respecte, ce faisant, les principes ci-dessous. Ces principes s'appliquent conjointement à chaque étape, de la collecte des données jusqu'à leur destruction ; le respect de l'un d'eux ne permet pas d'écarter les autres.

3.1.1 Licéité et bonne foi

Les données personnelles sont traitées conformément à la législation applicable et au principe de bonne foi, et utilisées dans ces limites. La bonne foi exige que, dans la poursuite de nos objectifs, nous tenions également compte des intérêts de la personne concernée et de ce qu'elle peut raisonnablement attendre ; nous agissons de manière à éviter des conséquences que la personne n'a pas prévues et n'avait pas à prévoir. En vertu du même principe, le traitement reste transparent pour la personne concernée et les obligations d'information et d'avertissement sont respectées.

3.1.2 Exactitude et, si nécessaire, mise à jour

Compte tenu des droits fondamentaux et des intérêts légitimes des personnes concernées, la Société veille à ce que les informations traitées soient exactes et à jour. Cela suppose de connaître la source des données, d'en confirmer l'exactitude et d'apprécier si elles doivent être mises à jour. Au titre de l'obligation de vigilance active, des canaux permettant de maintenir les informations de la personne exactes et à jour restent toujours ouverts. Des données exactes et à jour protègent à la fois les intérêts de la Société et les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée : des informations erronées pourraient conduire à des décisions inexactes qui la concernent directement.

3.1.3 Traitement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes

La finalité de chaque traitement est formulée de manière claire et précise, et sa légitimité est assurée. Une finalité est légitime lorsque les données traitées sont liées à notre activité ou au service que nous fournissons et sont nécessaires à ceux-ci. Aucune donnée n'est traitée en dehors des finalités définies ; c'est pourquoi les contrats, formulaires et notices d'information décrivant les finalités sont rédigés de façon claire et précise.

3.1.4 Pertinence, limitation et proportionnalité au regard de la finalité

Les données traitées doivent être propres à atteindre les finalités définies ; les données sans rapport avec la finalité ou inutiles ne sont pas traitées. La Société ne collecte ni ne traite de données « par précaution », c'est-à-dire pour des finalités qui n'existent pas encore et qui ne sont qu'envisagées pour l'avenir. Si des données doivent être traitées pour des besoins apparus ultérieurement, les conditions de traitement prévues par la Loi sont de nouveau remplies, comme si le traitement commençait pour la première fois. Les données traitées sont limitées à ce qui est nécessaire pour atteindre la finalité et, conformément au principe de proportionnalité, un équilibre raisonnable est maintenu entre le traitement et la finalité poursuivie.

3.1.5 Conservation pendant la durée prévue par la législation ou requise par la finalité

Lorsque la législation fixe une durée de conservation des données, la Société la respecte ; à défaut, les données ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées. Lorsqu'il ne subsiste plus de motif valable justifiant une conservation plus longue, les données sont effacées, détruites ou anonymisées. Le détail des étapes de conservation et de destruction figure dans la politique distincte de la Société consacrée à ce sujet.

3.2 À quelles conditions les données sont-elles traitées ?

En règle générale, la Société ne traite pas de données personnelles sans le consentement explicite de la personne concernée. Un traitement sans consentement explicite n'est possible que si l'une des conditions suivantes est remplie :

3.2.1 Le traitement est expressément prévu par la loi

Dans les cas expressément prévus par la loi, la Société peut traiter les données personnelles de la personne concernée sans son consentement explicite.

3.2.2 Nécessité de protéger la vie ou l'intégrité physique d'une personne hors d'état de consentir, ou d'un tiers

Lorsqu'il est nécessaire de protéger la vie ou l'intégrité physique d'une personne qui ne peut exprimer son consentement en raison d'une impossibilité de fait ou dont le consentement n'a pas de valeur juridique, ou celle d'une autre personne, la Société peut traiter des données personnelles sans consentement explicite.

3.2.3 Nécessité de traiter les données des parties en lien direct avec la conclusion ou l'exécution d'un contrat

Lorsque le traitement des données personnelles des parties à un contrat est nécessaire en lien direct avec sa conclusion ou son exécution, la Société peut traiter les données des personnes concernées sans consentement explicite, conformément au cours ordinaire des choses et dans la limite de cette finalité.

3.2.4 Nécessité pour la Société de remplir une obligation légale

Lorsque cela est nécessaire pour remplir ses obligations légales en tant que responsable du traitement, la Société peut traiter les données de la personne concernée sans consentement explicite.

3.2.5 Données rendues publiques par la personne concernée

Pour les données que la personne concernée a elle-même rendues publiques, c'est-à-dire partagées avec le public de quelque manière que ce soit, on considère que l'intérêt juridique à protéger a disparu, puisque les données sont devenues accessibles à tous. La Société peut traiter ces données dans la limite de la finalité de leur publication.

3.2.6 Constitution, exercice ou protection d'un droit

Lorsque le traitement des données est nécessaire à l'exercice ou à la protection d'un droit légitime, la Société peut traiter les données des personnes concernées sans consentement explicite.

3.2.7 Nécessité au regard des intérêts légitimes, sous réserve de ne pas porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux

Sous réserve que les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées protégés par la Loi et la Politique ne soient pas atteints, des données personnelles peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire aux intérêts légitimes de la Société. La Société veille à cet égard au respect des principes fondamentaux de la protection des données et à l'équilibre des intérêts entre elle-même et les personnes concernées. Un intérêt légitime est un intérêt licite, déterminé et actuel, suffisamment important pour être mis en balance avec les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée. Des garanties supplémentaires sont appliquées pour protéger les droits de la personne, et l'intérêt de la Société ainsi que les droits et libertés fondamentaux de la personne sont maintenus dans un équilibre raisonnable.

3.3 Conditions de traitement des catégories particulières de données

Les catégories particulières de données ne sont pas non plus traitées sans le consentement explicite de la personne concernée. Un traitement sans consentement explicite n'est possible que si l'une des conditions suivantes existe :

3.3.1 Expressément prévu par la loi

Dans les cas expressément prévus par la loi, le consentement explicite n'est pas requis pour les catégories particulières de données autres que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle.

3.3.2 Protection de la santé publique, médecine préventive, diagnostic médical, traitement et soins, planification et gestion des services de santé et de leur financement

Les données relatives à la santé et à la vie sexuelle ne peuvent être traitées que par des personnes tenues au secret ou par des institutions et organismes habilités, et uniquement aux fins suivantes : protéger la santé publique, pratiquer la médecine préventive, établir un diagnostic, dispenser des traitements et des soins, planifier et gérer les services de santé et leur financement.

3.4 Transfert des données à des tiers

Sous réserve que les mesures de sécurité nécessaires soient prises et conformément à l'article 8 de la Loi, la Société peut transférer des données personnelles à des tiers sur le fondement et dans les limites d'une ou plusieurs des conditions de traitement suivantes :

la personne concernée a donné son consentement explicite ;
les lois contiennent une disposition expresse relative au transfert des données ;
le transfert est nécessaire à la vie ou à l'intégrité physique de la personne concernée, hors d'état de consentir en raison d'une impossibilité de fait ou dont le consentement n'a pas de valeur juridique, ou d'une autre personne ;
le transfert des données des parties à un contrat est nécessaire en lien direct avec sa conclusion ou son exécution ;
le transfert est nécessaire pour que la Société remplisse son obligation légale ;
les données ont été rendues publiques par leur titulaire ;
le transfert est nécessaire à la constitution, à l'exercice ou à la protection d'un droit ;
le transfert est nécessaire à l'intérêt légitime de la Société sans porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne.

Les catégories particulières de données, en revanche, ne peuvent être transférées qu'avec des mesures de protection adéquates, et uniquement sur le fondement et dans les limites de l'une des conditions suivantes :

la personne concernée a donné son consentement explicite ;
pour les catégories particulières autres que la santé et la vie sexuelle, les lois contiennent une disposition expresse relative au transfert de ces données ;
pour les données relatives à la santé et à la vie sexuelle, le transfert est effectué par des personnes tenues au secret ou par des institutions et organismes habilités, aux fins liées à la santé énumérées à la section 3.3.2.

3.4.1 Conditions du transfert à l'étranger

En prenant les mesures de sécurité nécessaires et conformément à l'article 9 de la Loi, la Société peut envoyer des données à des destinataires à l'étranger lorsqu'un consentement explicite a été obtenu.

Lorsque l'une des conditions énumérées au deuxième alinéa de l'article 5 ou au troisième alinéa de l'article 6 de la Loi est remplie, le transfert à l'étranger est également possible sans consentement explicite, sous réserve des dispositions des conventions internationales auxquelles la Türkiye est partie. Dans ce cas, le transfert ne peut se faire que vers des pays déclarés par le Conseil KVK comme offrant une protection adéquate ou, à défaut de protection adéquate, vers des pays pour lesquels les responsables du traitement en Türkiye et dans le pays étranger concerné se sont engagés par écrit à assurer une protection adéquate et pour lesquels le Conseil KVK a donné son autorisation.

4. Catégories de données et groupes de personnes concernées

4.1 Catégories de données personnelles

Afin de mieux faire apparaître les types d'informations en jeu, les données personnelles traitées par la Société sont réparties dans les catégories ci-dessous. Chaque ligne décrit ce que recouvre la catégorie et donne des exemples types ; ces exemples sont indicatifs et non exhaustifs :

Identité	Informations indiquant qui est la personne. Exemples : nom et prénom, numéro d'identité turc, situation familiale, noms des parents, date et lieu de naissance ; copies de la carte d'identité, du permis de conduire et du passeport portant ces informations ; numéros fiscal et de sécurité sociale, signature.
Coordonnées	Informations permettant de joindre la personne. Exemples : adresse, numéros de téléphone et de fax, adresses e-mail et KEP (courrier électronique enregistré).
Dossier du personnel	Informations servant de base aux droits liés à l'emploi. Exemples : CV et intitulé du poste, documents d'entrée et de sortie, informations de retraite et de sécurité sociale, bulletins de paie, déclarations de patrimoine, informations issues des procédures disciplinaires et d'évaluation.
Actes juridiques	Informations traitées lorsque la Société établit et poursuit ses créances et ses droits, s'acquitte de ses dettes et remplit ses obligations légales. Exemples : procurations, contenu des décisions judiciaires et administratives, correspondance avec les autorités judiciaires, dossiers contentieux.
Sécurité des locaux	Enregistrements produits lors de l'entrée et du séjour dans les bâtiments de la Société. Exemples : images de vidéosurveillance, journaux d'accès par badge et d'entrées-sorties, plaques d'immatriculation.
Finances	Documents et enregistrements reflétant le résultat des relations financières avec la personne concernée. Exemples : informations de compte bancaire et de crédit, bilan, profil financier, informations d'assurance et de patrimoine.
Expérience professionnelle	Informations de formation et de compétence enregistrées pendant et après le recrutement. Exemples : diplômes et relevés de notes, cours et certificats, permis de conduire, niveau de langue étrangère, références.
Enregistrements visuels et sonores	Photos, vidéos et enregistrements sonores obtenus en dehors de la sécurité des locaux, et documents les contenant. Exemples : photos jointes aux formulaires, enregistrements d'entretiens vidéo et de réunions.
Sécurité des opérations	Informations conservées au cours des activités pour la sécurité technique, administrative, juridique et commerciale de la personne comme de la Société. Exemples : adresses IP, données de trafic du site, journaux d'accès à internet, mots de passe des utilisateurs.
CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES
Informations de santé	Données relatives à l'état de santé d'une personne. Exemples : groupe sanguin, résultats d'examens, rapports médicaux, informations sur un handicap, absences pour raison de santé.
Condamnations pénales et mesures de sûreté	Documents attestant des condamnations et mesures de sûreté prononcées à l'égard de la personne, en premier lieu l'extrait de casier judiciaire.

4.2 Groupes de personnes concernées

Seules les personnes physiques bénéficient de la protection de la Politique et de la Loi ; les informations relatives aux personnes morales n'en relèvent pas, même lorsqu'elles figurent dans les mêmes documents. Les personnes physiques dont nous traitons les données sont classées dans les groupes suivants selon la nature de leur relation avec la Société. Les salariés de la Société ne figurent pas dans ce tableau ; une politique distincte leur est applicable.

Candidat à un emploi	Personnes physiques ayant postulé auprès de notre société par quelque moyen que ce soit, ou ayant soumis leur CV et les informations correspondantes à son examen.
Formateur	Personnes physiques dispensant aux salariés de notre société des formations sur divers sujets.
Prestataire de services	Personnes physiques, ou personnes physiques de personnes morales, qui n'appartiennent ni aux clients, ni aux sous-traitants, ni aux fournisseurs, sont indépendantes de notre société et entretiennent avec elle une relation d'affaires.
Salarié d'un prestataire	Salariés personnes physiques de personnes physiques ou morales qui n'appartiennent ni aux clients, ni aux sous-traitants, ni aux fournisseurs, sont indépendantes de notre société et entretiennent avec elle une relation d'affaires.
Représentant d'un prestataire	Représentants personnes physiques de personnes physiques ou morales qui n'appartiennent ni aux clients, ni aux sous-traitants, ni aux fournisseurs et fournissent des services à notre société de manière indépendante.
Client	Personnes physiques telles que revendeurs, distributeurs et points de vente qui, dans le cadre d'une relation contractuelle, acheminent les produits de notre société jusqu'à l'utilisateur final.
Représentant d'un client	Représentants personnes physiques des entreprises qui achètent les produits de notre société dans le cadre d'une relation contractuelle.
Actionnaire associé de la société	Personnes détenant une part du capital de notre société.
Représentant de la société	Personnes physiques habilitées à accomplir des actes juridiques au nom de notre société.
Chauffeur	Personnes physiques qui conduisent des véhicules dans les processus d'approvisionnement ou de vente de notre société et dont les données figurent sur les bons de livraison concernés.
Salarié d'un sous-traitant	Salariés identifiés ou identifiables de personnes physiques ou morales avec lesquelles notre société a établi par contrat une relation donneur d'ordre principal – sous-traitant.
Transporteur	Entreprises de transport personnes physiques participant aux processus d'approvisionnement ou de vente de notre société et dont les données figurent sur les bons de livraison concernés.
Fournisseur	Personnes physiques qui fournissent à notre société des intrants, des matières premières ou des produits afin qu'un produit ou un service puisse être proposé.
Représentant d'un fournisseur	Représentants de personnes physiques ou morales qui fournissent à notre société des intrants, des matières premières ou des produits afin qu'un produit ou un service puisse être proposé.
Personnes de référence et contacts d'urgence (tiers)	Personnes physiques sans lien juridique direct avec notre société, dont les données ont été obtenues légalement par des voies indirectes.
Visiteur	Toutes les personnes physiques qui pénètrent sur les sites de notre société ou visitent nos sites internet, quel qu'en soit le motif.

5. Mode de collecte et fondements juridiques

5.1 Comment les données personnelles sont collectées

Conformément aux finalités décrites à la section 6.1, la Société collecte des données personnelles par des moyens automatisés ou non, en tout ou partie, sous forme orale, écrite ou électronique. Les principaux canaux sont les suivants, sans que la collecte s'y limite :

formulaires de candidature et fiches de renseignements du personnel ;
tous documents remis à la Société ;
courriers et e-mails reçus ;
standard téléphonique et téléphones de l'entreprise ;
logiciels ERP et de paie, serveurs et autres programmes associés ;
factures d'achat et de vente ;
polices d'assurance santé et rapports médicaux ;
systèmes de vidéosurveillance ;
salariés des autres services de la Société, tiers (entreprises sous-traitantes) et personnes concernées elles-mêmes.

5.2 Fondements juridiques de la collecte

Dans le cadre des articles 5 et 6 de la Loi, les données personnelles sont collectées sur le fondement de l'une des bases juridiques suivantes :

consentement explicite de la personne concernée ;
disposition expresse de la loi ;
données rendues publiques par leur titulaire ;
nécessité de traiter les données des parties en lien direct avec la conclusion ou l'exécution d'un contrat ;
nécessité pour la Société de remplir son obligation légale ;
nécessité pour la constitution, l'exercice ou la protection d'un droit ;
nécessité au regard de l'intérêt légitime de la Société sans porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne.

6. Finalités du traitement des données personnelles

6.1 Catégories de données et finalités du traitement par groupe de personnes

Pour chacun des groupes définis ci-dessus, les catégories de données traitées et les finalités pour lesquelles elles sont traitées sont mises en correspondance ci-après. (Une personne physique ne peut appartenir qu'à un seul groupe.) Pour chaque groupe, les types de données traitées sont indiqués en premier, suivis des finalités de leur utilisation. Le contenu des catégories est expliqué dans le tableau de la section 4.1 et la définition des groupes dans celui de la section 4.2.

Candidat à un emploi
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel ; données de santé ; données du casier judiciaire (condamnations pénales et mesures de sûreté) ; informations sur l'expérience professionnelle et la formation
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: réception, examen et clôture des candidatures ; sélection des personnes adaptées parmi les candidats et leur recrutement ; gestion des affectations et missions du personnel ; planification des besoins en personnel ; conduite et contrôle des activités courantes de la société.
Salarié d'un sous-traitant
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel ; données de santé ; données du casier judiciaire (condamnations pénales et mesures de sûreté) ; données relatives à la sécurité des opérations ; informations sur l'expérience professionnelle et la formation ; enregistrements visuels et sonores ; enregistrements liés à la sécurité des locaux ; données relatives aux actes juridiques
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; planification et gestion des avantages sociaux accordés aux salariés ; planification, octroi et suivi des congés annuels ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; attribution et gestion des droits d'accès aux systèmes et aux zones ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; sécurisation des bâtiments et installations, c'est-à-dire des locaux ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; conduite d'audits internes, d'enquêtes et d'activités de renseignement ; planification des besoins en personnel ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; intervention en cas d'accident du travail et suivi après l'accident ; actions de santé et de sécurité au travail ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; démarches pour bénéficier des aides à l'employeur ; organisation d'événements et de manifestations ; évaluation de la performance des salariés ; contrôle de l'assiduité du personnel ; identification, évaluation et maîtrise des risques ; processus relatifs aux contrats de sous-traitance ; protection des biens meubles et des autres ressources ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités.
Formateur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants.
Prestataire de services
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel ; informations financières
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; émission des factures et facturation ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; gestion des affectations et missions du personnel ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; entretien de la communication avec les partenaires et interlocuteurs ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; actions de santé et de sécurité au travail ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; gestion de la logistique, du transport et des expéditions ; processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services ; exécution des paiements dans les délais ; identification, évaluation et maîtrise des risques ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement.
Salarié d'un prestataire de services
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; gestion des affectations et missions du personnel ; entretien de la communication avec les partenaires et interlocuteurs ; intervention en cas d'accident du travail et suivi après l'accident ; actions de santé et de sécurité au travail ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; gestion de la logistique, du transport et des expéditions ; organisation d'événements et de manifestations ; identification, évaluation et maîtrise des risques ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités.
Représentant d'un prestataire de services
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel ; coordonnées ; données relatives aux actes juridiques
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement ; processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges.
Client
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel ; informations financières ; données relatives aux actes juridiques
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; préparation et envoi d'offres de prix aux clients ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; entretien de la communication avec les partenaires et interlocuteurs ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; traitement des opérations d'importation et d'exportation ; gestion de la logistique, du transport et des expéditions ; prestation du service après-vente ; processus de vente de biens et de services ; gestion de la relation client ; actions visant à mesurer et améliorer la satisfaction des clients ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; exécution complète et ponctuelle des obligations fiscales ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités.
Représentant d'un client
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement.
Actionnaire / associé de la société
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; données relatives aux actes juridiques ; informations financières
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: fonctionnement des processus garantissant la sécurité de l'information de la société ; actions visant à accroître la satisfaction et l'engagement des salariés ; fourniture des informations demandées pour l'évaluation des plafonds de crédit des salariés ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; attribution et gestion des droits d'accès aux systèmes et aux zones ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités ; conduite des activités de direction de la société.
Représentant de la société
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; données relatives aux actes juridiques ; enregistrements visuels et sonores
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; fonctionnement des processus garantissant la sécurité de l'information de la société ; actions visant à accroître la satisfaction et l'engagement des salariés ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; planification et gestion des avantages sociaux accordés aux salariés ; fourniture des informations demandées pour l'évaluation des plafonds de crédit des salariés ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; attribution et gestion des droits d'accès aux systèmes et aux zones ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; conduite d'audits internes, d'enquêtes et d'activités de renseignement ; planification des besoins en personnel ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; intervention en cas d'accident du travail et suivi après l'accident ; actions de santé et de sécurité au travail ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; organisation d'événements et de manifestations ; évaluation de la performance des salariés ; identification, évaluation et maîtrise des risques ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités ; conduite des activités de direction de la société.
Chauffeur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: tenue des travaux financiers et comptables de la société ; émission des factures et facturation ; établissement et réception des bons de livraison ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; exécution complète et ponctuelle des obligations fiscales.
Transporteur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: tenue des travaux financiers et comptables de la société ; émission des factures et facturation ; établissement et réception des bons de livraison ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; exécution complète et ponctuelle des obligations fiscales.
Fournisseur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées ; informations du dossier du personnel ; informations financières ; données relatives aux actes juridiques
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; émission des factures et facturation ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services ; exécution des paiements dans les délais ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; collecte d'offres auprès des fournisseurs ; gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement.
Représentant d'un fournisseur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel ; coordonnées ; données relatives aux actes juridiques
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; tenue des travaux financiers et comptables de la société ; suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités ; processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services ; préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants ; collecte d'offres auprès des fournisseurs ; gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement.
Tiers (personne de référence)
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel ; coordonnées
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: sélection des personnes adaptées parmi les candidats et leur recrutement ; réception, examen et clôture des candidatures ; gestion des affectations et missions du personnel ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; planification des besoins en personnel.
Tiers (contact d'urgence d'un salarié)
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; coordonnées
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; planification et réalisation des formations et du perfectionnement ; actions de santé et de sécurité au travail ; identification, évaluation et maîtrise des risques.
Visiteur
Catégories de données traitées pour ce groupe: informations relatives à l'identité ; informations du dossier du personnel ; enregistrements liés à la sécurité des locaux ; enregistrements visuels et sonores
Finalités pour lesquelles ces données sont traitées: préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci ; exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation ; réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société ; mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur ; sécurisation des bâtiments et installations, c'est-à-dire des locaux ; conduite et contrôle des activités courantes de la société ; conduite des activités de direction de la société ; actions de santé et de sécurité au travail ; communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités ; tenue et contrôle des registres des visiteurs.

Traitements réalisés dans les locaux

Afin d'assurer la sécurité dans les bâtiments et installations de la Société, les entrées et sorties sont enregistrées et les parties communes sont placées sous vidéosurveillance. Des panneaux d'information sont affichés dans les zones filmées, de sorte que toute personne qui y entre sait à l'avance qu'un enregistrement a lieu.

Les journaux d'accès à la connexion internet mise à disposition dans nos installations sont conservés en application de la loi n° 5651, qui régit les publications sur internet et la lutte contre les infractions commises par ce biais, et des autres textes applicables. Ils sont conservés pendant les durées légales, peuvent être communiqués sur demande aux autorités publiques habilitées et, si nécessaire, utilisés lors de contrôles pour satisfaire à l'obligation légale correspondante.

Traitements réalisés via notre site internet

Les données de trafic des visiteurs en ligne de notre site sont enregistrées automatiquement par nos systèmes afin d'assurer la sécurité de l'information. En outre, la loi n° 5651 et les textes connexes imposent aux hébergeurs d'enregistrer et de conserver les données de trafic des sites internet. Des informations plus détaillées sur les données collectées via le site figurent dans la notice de confidentialité propre au site.

Traitements dans les canaux de communication

Les échanges et conversations par téléphone (centre d'appels), courrier, e-mail et moyens similaires sont contrôlés et enregistrés par la Société afin de conduire et superviser les activités et de suivre les demandes et réclamations. Ces canaux ne doivent pas être utilisés à des fins étrangères à la relation d'affaires, y compris pour une correspondance personnelle.

7. Finalités du transfert et personnes et organismes destinataires

7.1 Finalités du transfert

Les transferts sont effectués dans le respect des conditions prévues aux articles 8 et 9 de la Loi et sont limités à l'une des finalités suivantes. Des données ne sont jamais communiquées au seul motif qu'un destinataire les demande : une finalité figurant sur cette liste et une base juridique pour le transfert doivent toujours exister :

préparation aux situations d'urgence et gestion ordonnée de celles-ci
fonctionnement des processus garantissant la sécurité de l'information de la société
sélection des personnes adaptées parmi les candidats et leur recrutement
réception, examen et clôture des candidatures
actions visant à accroître la satisfaction et l'engagement des salariés
exécution des obligations envers les salariés découlant du contrat de travail et de la législation
planification et gestion des avantages sociaux accordés aux salariés
fourniture des informations demandées pour l'évaluation des plafonds de crédit des salariés
planification, octroi et suivi des congés annuels
réalisation d'audits internes et externes et respect des règles éthiques de la société
planification et réalisation des formations et du perfectionnement
attribution et gestion des droits d'accès aux systèmes et aux zones
mise en conformité de l'ensemble des activités de la société avec la législation en vigueur
suivi et conduite des affaires juridiques, des procédures et des litiges
émission des factures et facturation
tenue des travaux financiers et comptables de la société
préparation et envoi d'offres de prix aux clients
sécurisation des bâtiments et installations, c'est-à-dire des locaux
gestion des affectations et missions du personnel
conduite d'audits internes, d'enquêtes et d'activités de renseignement
entretien de la communication avec les partenaires et interlocuteurs
planification des besoins en personnel
établissement et réception des bons de livraison
conduite et contrôle des activités courantes de la société
intervention en cas d'accident du travail et suivi après l'accident
actions de santé et de sécurité au travail
maintien permanent et sans interruption de la continuité des activités
démarches pour bénéficier des aides à l'employeur
traitement des opérations d'importation et d'exportation
gestion de la logistique, du transport et des expéditions
processus d'achat et d'approvisionnement en biens et services
prestation du service après-vente
processus de vente de biens et de services
gestion de la relation client
actions visant à mesurer et améliorer la satisfaction des clients
organisation d'événements et de manifestations
exécution des paiements dans les délais
évaluation de la performance des salariés
contrôle de l'assiduité du personnel
identification, évaluation et maîtrise des risques
préparation, signature, exécution et suivi des contrats avec les cocontractants
processus relatifs aux contrats de sous-traitance
protection des biens meubles et des autres ressources
planification et réalisation d'exercices
collecte d'offres auprès des fournisseurs
gestion de bout en bout de la chaîne d'approvisionnement
exécution complète et ponctuelle des obligations fiscales
communication des informations requises aux personnes, autorités et organismes habilités
conduite des activités de direction de la société

7.2 Personnes et organismes destinataires

Des transferts peuvent être effectués vers les destinataires ci-dessous, dans la limite des groupes de personnes et des données requis par la finalité du transfert. Les données envoyées à chaque destinataire sont déterminées en fonction de la finalité indiquée à la section 7.1 et du groupe de la personne concernée à la section 4.2 :

Personnes physiques et morales du secteur privé : banques ; nos clients et fournisseurs ; experts-comptables (SMMM) et conseillers financiers assermentés fournissant des services comptables ; notre conseiller juridique ; auditeurs ; organismes de formation ; consultants OSGB (santé et sécurité au travail) ; un cabinet de conseil en environnement ; notre fournisseur de logiciels.
Institutions et organismes publics habilités : tribunaux et notaires ; Direction générale de la sûreté (EGM) et gendarmerie ; Institution de sécurité sociale (SGK) ; ministère du Travail et de la Sécurité sociale et ministère de la Santé ; services fiscaux (Présidence de l'administration fiscale) ; organismes publics intervenant dans les procédures d'aides ; établissements de santé habilités en cas de besoin ; organismes publics compétents en cas de contrôle.

8. Destruction des données et durées de conservation

8.1 Destruction des données personnelles

Lorsque d'autres lois contiennent des dispositions particulières relatives à la destruction, celles-ci s'appliquent. Dans les autres cas, les données dont le motif de traitement a disparu, même si elles ont été traitées de manière licite, sont effacées, détruites ou anonymisées conformément à notre politique de conservation et de destruction, soit à l'initiative de la Société, soit à la demande de la personne concernée.

Effacement : les utilisateurs concernés ne peuvent plus accéder aux données ni jamais les réutiliser.
Destruction : les données sont rendues telles que personne ne peut y accéder par quelque moyen que ce soit, les récupérer ou les réutiliser.
Anonymisation : au moyen de techniques telles que le masquage, la suppression de variables ou la généralisation, les données sont rendues telles qu'elles ne peuvent en aucun cas être rattachées à une personne physique identifiée ou identifiable, même en les croisant avec d'autres données.

8.2 Durées de conservation

Pour déterminer la durée de conservation, la législation est consultée en premier lieu : les données personnelles sont conservées pendant les durées fixées par les lois et les textes connexes. Si la législation ne prévoit aucune durée, les données sont conservées, conformément à notre politique de conservation et de destruction, le temps nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement ; elles sont ensuite effacées, détruites ou anonymisées lors des cycles périodiques de destruction.

9. Information de la personne concernée et droits prévus par la Loi

9.1 Information de la personne concernée

Conformément à l'article 10 de la Loi KVK, la Société informe les personnes concernées lors de l'obtention des données personnelles. Cette information porte, le cas échéant, sur l'identité du représentant de la Société, la finalité du traitement, les destinataires et la finalité d'un éventuel transfert, la méthode et le fondement juridique de la collecte, ainsi que les droits dont dispose la personne concernée.

9.2 Cas où la Politique et la Loi ne s'appliquent pas, en tout ou en partie

La Loi elle-même définit des situations qui échappent en tout ou en partie à son champ d'application. En conséquence, la présente Politique et les dispositions de la Loi ne s'appliquent pas dans les cas suivants :

traitement de données par des personnes physiques exclusivement dans le cadre d'activités les concernant elles-mêmes ou concernant les membres de leur famille vivant sous le même toit, à condition que les données ne soient pas communiquées à des tiers et que les obligations de sécurité des données soient respectées ;
traitement de données dans le cadre des statistiques officielles ou, après anonymisation, à des fins telles que la recherche, la planification et les statistiques ;
traitement à des fins artistiques, historiques, littéraires ou scientifiques, ou dans l'exercice de la liberté d'expression ; un tel traitement ne doit toutefois pas constituer une infraction ni porter atteinte à la vie privée, aux droits de la personnalité, à la défense et à la sécurité nationales, à la sécurité et à l'ordre publics ou à la sécurité économique ;
traitement de données par les institutions et organismes publics chargés et habilités par la loi à assurer la défense nationale, la sécurité nationale, la sécurité publique, l'ordre public ou la sécurité économique, dans le cadre d'activités préventives, protectrices et de renseignement ;
traitement de données par les autorités judiciaires ou les organes d'exécution dans le cadre d'enquêtes, de poursuites, de procès ou de procédures d'exécution.

En outre, dans les cas ci-dessous, dès lors que le traitement est compatible et proportionné avec les objectifs et principes fondamentaux de la Politique et de la Loi, l'article 10 relatif à l'obligation d'information, l'article 11 relatif aux droits de la personne concernée (à l'exception du droit à réparation du préjudice) et l'article 16 instituant l'obligation d'inscription au registre ne s'appliquent pas :

le traitement est nécessaire à la prévention d'une infraction ou à une enquête pénale ;
traitement de données que la personne concernée a elle-même rendues publiques ;
le traitement est nécessaire pour que les institutions publiques habilitées par la loi et les organisations professionnelles ayant le statut d'institution publique puissent exercer leurs missions de contrôle ou de régulation, ou mener des enquêtes ou poursuites disciplinaires ;
le traitement est nécessaire à la protection des intérêts économiques et financiers de l'État en matière budgétaire, fiscale et financière.

9.3 Droits de la personne concernée en vertu de la Loi

Conformément à l'article 10 de la Loi, la Société informe les personnes concernées de leurs droits, leur indique comment les exercer et met en place les processus internes et les dispositifs administratifs et techniques nécessaires. En vertu de l'article 11 de la Loi, toute personne dont les données personnelles sont traitées a le droit :

de savoir si ses données font l'objet d'un traitement ;
si tel est le cas, de demander des informations à ce sujet ;
de connaître la finalité du traitement et de savoir si les données sont utilisées conformément à celle-ci ;
de connaître les tiers, en Türkiye ou à l'étranger, auxquels ses données ont été transférées ;
de demander la rectification des données traitées de manière incomplète ou inexacte ;
de demander l'effacement ou la destruction des données lorsque les conditions de l'article 7 de la Loi sont réunies ;
de demander que la rectification, l'effacement ou la destruction effectués en vertu des points (d) et (e) soient également notifiés aux tiers auxquels les données ont été transférées (Loi, art. 11) ;
de s'opposer à un résultat défavorable découlant de l'analyse des données traitées exclusivement par des systèmes automatisés ;
de demander réparation du préjudice subi du fait d'un traitement illicite de ses données.

Les demandes relatives à l'application de la Loi peuvent être présentées au moyen du formulaire de demande disponible sur notre site internet (www.general-makina.com.tr). Le formulaire rempli peut être remis en main propre et par écrit à l'adresse de la Société (Yazıbaşı Sanayi Bölgesi, Balkan Cad. 322 Sk. 29 Ekim Torbalı/İzmir/Türkiye), envoyé par l'intermédiaire d'un notaire, ou transmis par voie électronique à notre adresse KEP ([email protected]) au moyen d'une signature électronique sécurisée ou d'une signature mobile.

Si la personne concernée dispose d'une adresse e-mail précédemment communiquée à la Société et enregistrée dans notre système, la demande peut également être envoyée depuis cette adresse à [email protected].

La demande doit comporter les informations suivantes :

nom, prénom et, pour les demandes écrites, signature ;
pour les citoyens turcs, le numéro d'identité turc ; pour les ressortissants étrangers, la nationalité ainsi que le numéro de passeport ou, le cas échéant, le numéro d'identité ;
l'adresse du domicile ou du lieu de travail servant aux notifications ;
le cas échéant, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et de fax servant aux notifications ;
l'objet de la demande.

Les informations et documents relatifs à la demande doivent également y être joints. Des informations complètes facilitent la vérification de l'identité du demandeur et permettent de traiter la demande sans retard.

Les demandes reçoivent une réponse aussi rapide que possible selon leur nature et, en tout état de cause, dans un délai de trente jours, à titre gratuit. Si la procédure entraîne un coût supplémentaire, des frais peuvent être perçus selon le barème fixé par le Conseil.

La demande peut être acceptée ou rejetée de manière motivée ; le résultat est communiqué au demandeur par écrit ou par voie électronique. Si la demande est acceptée, les mesures nécessaires sont prises dans les meilleurs délais et la personne concernée en est informée. Si la demande résulte d'une erreur de la Société, les frais perçus sont remboursés à la personne concernée.

Si la demande est rejetée, si la réponse est jugée insuffisante ou si aucune réponse n'est donnée dans le délai imparti, la personne concernée peut saisir le Conseil d'une plainte dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle elle a pris connaissance de la réponse ; ce délai ne peut en aucun cas dépasser soixante jours à compter de la date de la demande.